På denne siden
En langtidskunde trenger ofte mer enn en bil på en bestemt dato. Kunden kan ha skiftende sjåfører, varierende kjørelengde og behov for erstatning ved driftsstans. For utleieren betyr dette flere løfter som bør være avklart før månedsprisen presenteres som hele avtalen.
Begynn med bruken
Avklar periode, formål, aktuelle kjøretøykrav og hvem som kan disponere bilen. Skill konkrete behov fra ønsker dere ennå ikke har vurdert. En forlengelse bør også ha et eget avklaringspunkt; ikke anta at bilen er tilgjengelig etter avtalt slutt fordi kunden fortsatt trenger den.
Bedriftskunde i utleie gir rollegrunnlaget. Kunden som bestiller kan være en annen enn både sjåføren og den som godkjenner fakturaen.
Beskriv kostnadene som forskjellige deler
| Del | Det dere må være enige om |
|---|---|
| Fast leie | Periode og hva betalingen omfatter |
| Bruk | Avtalt kjørelengde og disponering |
| Variabelt | Grunnlag for tillegg som faktisk kan oppstå |
| Vedlikehold | Bestilling, ansvar og planlagt tilgjengelighet |
| Avvik | Kontaktpunkt ved endret behov eller hendelse |
| Avslutning | Tilbakelevering og sluttoppgjør |
Et konstruert eksempel: En kunde ønsker tre måneders leie, men prosjektet blir to uker lengre. Utleieren har en ny avtale på samme bil fra den opprinnelige sluttdatoen. En dokumentert endringsforespørsel gjør det mulig å vurdere alternativ bil eller annen løsning før begge kunder forventer samme kapasitet.
Følg det som endrer avtalen
Ny sjåfør, annen kjørelengde og flyttet leveringssted kan påvirke grunnlaget. Registrer endringen mot gjeldende avtaleversjon og avklar virkningen før den behandles som inkludert. Ekstra kilometer og drivstoff trenger målegrunnlag som kunden kan følge.
Avstem månedene mot leveransen
Fakturagrunnlaget bør vise hvilken periode og hvilket kjøretøy som gjelder, samt avklarte tillegg eller korrigeringer. ReAIs veiledning om fakturering er relevant for dokumentet. Avtaler, drift og økonomi må fortsatt ha samme forklaring.
Se også servicebooking for flåten dersom bilen skal inn til arbeid i leieperioden. En langtidsavtale blir mer robust når dere har definert hvordan slike hendelser håndteres, fremfor å løse hver måned som et nytt unntak i kundemottaket.