På denne siden
En uenighet ved innlevering blir vanskelig når utleveringstilstanden ikke er dokumentert. Bygg derfor rutinen i begge ender. Kunden og utleieren bør kunne se hvilke observasjoner som er registrert, på hvilket tidspunkt og for hvilket kjøretøy.
Registrer et sammenlignbart grunnlag
Knytt bilder og notater til avtale og kjøretøy. Dokumenter relevante forhold med lik metode ved ut- og innlevering. Ikke samle flere personopplysninger enn formålet krever. Bilder som viser personer eller andre kunders kjøretøy trenger også en forsvarlig håndtering.
| Ledd | Hva bør holdes adskilt? |
|---|---|
| Utlevering | Avtale, kjent tilstand og bekreftelse |
| Innlevering | Nye observasjoner og tidspunkt |
| Avklaring | Kundens forklaring, ansvar og faglig vurdering |
| Krav | Dokumentert beløp og avtale-/rettsgrunnlag |
| Oppgjør | Faktisk belastning, frigivelse eller refusjon |
Depositum er et betalingsforhold
Undersøk om løsningen reserverer et kortbeløp eller faktisk mottar penger. Disse hendelsene skal ikke behandles som om de er like. En teknisk mulighet til å belaste kortet avgjør heller ikke om utleieren har et gyldig krav.
Et konstruert eksempel har en reservasjon på 5 000 og et foreslått skadekrav på 1 800. Oppfølgingen må vise hvordan skaden er vurdert og kravet avklart. Ikke presenter hele reservasjonen som inntekt, og ikke bland en frigitt reservasjon med en bankrefundering. Regnskapsføreren må få de faktiske oppgjørshendelsene.
En uavklart sak trenger en eier
Gi saken en ansvarlig og en oppfølgingsdato. Avklar verkstedvurdering, forsikring og kontraktsvilkår der det trengs. Ikke la en vanlig kassemedarbeider avgjøre et sammensatt ansvarsforhold fordi kunden står ved disken. Juridiske rettigheter må vurderes konkret.
Til slutt skal kundekommunikasjon, eventuell kreditnota og betaling ha samme forklaring. Se systemvalg og økonomikontroll for hvordan dataene kan overføres kontrollert. Aiak kan avklare regnskapsarbeidet; det er en annen oppgave enn å fastslå kundens skadeansvar.
Følg endringer og variable oppgjør separat
Langtidsleie til bedrifter trenger oppdaterte avtaler. Reservasjon og avbestilling gjelder andre hendelser enn forsinket innlevering. Bevar beregningsgrunnlaget for ekstra kilometer og drivstoff, og avklar ekstra sjåfører før bilen disponeres.