På denne siden
Når en bil ikke kommer tilbake til avtalt tid, påvirkes ofte flere enn dagens kunde. Neste leietaker, klargjøringen og planlagt vedlikehold kan bygge på at bilen er tilgjengelig. Bedriften trenger derfor en hendelsesrutine som oppdaterer hele planen, ikke bare et notat i den gamle bookingen.
Finn hva som faktisk er kjent
Registrer avtalt retur, når avviket ble oppdaget og hvilken ny informasjon kunden har gitt. Skill en usikker prognose fra en bekreftet ny avtale. Hvis dere godkjenner en forlengelse, må dere også ha kontrollert om kapasiteten kan flyttes uten å bryte andre løfter.
Langtidsleie til bedrifter trenger den samme disiplinen selv om avviket er uker fremfor timer. Kalenderen skal vise gjeldende plan, samtidig som den opprinnelige avtalen bevares i historikken.
Se fremover i kjeden
| Berørt del | Hva dere må undersøke |
|---|---|
| Neste kunde | Om lovet leveranse fortsatt kan gjennomføres |
| Klargjøring | Om nødvendig arbeidstid fortsatt finnes |
| Verksted | Om en avtalt time må avklares |
| Alternativ bil | Om den faktisk er tilgjengelig og egnet |
| Økonomi | Hvilket avtalegrunnlag et eventuelt tillegg bygger på |
Et konstruert eksempel: Retur er avtalt klokken ti og ny utlevering klokken tretten. Kunden varsler retur ved tolv. Hvis klargjøringen trenger to timer, er ikke den neste avtalen reddet bare fordi bilen kommer før klokken tretten. Oppdater prognosen med hele leveransekjeden.
Gi én person oppfølgingsansvaret
Ansvarlig bør koordinere kundebeskjed, disponering og åpne avklaringer. Det betyr ikke at én person må utføre alt, men at ingen tror noen andre har informert neste kunde. Bruk reservebilkapasitet dersom en alternativ bil kan inngå i løsningen.
Avklar økonomien uten å blande den med kalenderen
Et mulig tillegg må vurderes etter avtalen og aktuelle regler. Ikke la et automatisk døgnskifte i systemet alene avgjøre kravet. Reservasjon og avbestilling forklarer hvorfor teknisk status ikke er hele grunnlaget.
ReAI kan vurderes for faktureringen når beløpet er avklart. Følg også klargjøring mellom leieforhold slik at sen retur blir registrert som årsak til avvik, fremfor at neste medarbeider fremstår som problemet fordi arbeidsvinduet forsvant.