På denne siden
Et sluttoppgjør blir lett omstridt når kunden først får vite om et tillegg etter innlevering. Kilometer, drivstoff eller annet avtalt variabelt grunnlag må være forståelig både ved bestilling og når leien avsluttes. Registreringen bør tåle at en annen medarbeider enn den som tok imot bilen forklarer beregningen.
Avklar hva som inngår
Beskriv perioden, inkludert bruk og hvordan et eventuelt tillegg beregnes. Unngå uklare formuleringer som gjør at kunden må gjette om grensen gjelder per dag eller hele avtalen. Ved langtidsleie må også håndtering av endret periode være tydelig.
| Grunnlag | Kontroll før sluttoppgjør |
|---|---|
| Avtalt bruk | Riktig avtaleversjon og periode |
| Kilometer | Sammenlignbare registreringer ved start og slutt |
| Drivstoff eller energi | Avtalt modell og nødvendig dokumentasjon |
| Tillegg | Riktig enhet og forståelig beregning |
| Innsigelse | Eget avklaringsspor før saken lukkes |
Vis beregningen uten skjulte ledd
Et konstruert eksempel uten avgiftsberegning: Avtalen omfatter 600 kilometer, og dokumentert kjøring er 720. Hvis en konkret avtalt sats er 3 kroner per ekstra kilometer, blir beregningsgrunnlaget 120 ganger 3, altså 360 kroner. Tallene er illustrasjoner, ikke et markedsnivå eller en anbefalt sats.
Hvis startregistreringen mangler, bør dere undersøke saken før et beløp fremsettes som sikkert. En intern antakelse om at bilen «vanligvis står omtrent der» er et svakt målegrunnlag. Bilder og skadedata viser hvordan observasjoner kan knyttes til riktig avtale uten unødvendig datainnsamling.
Hold forskjellige tillegg fra hverandre
Kilometeroppgjør, manglende drivstoff og et mulig skadekrav er ikke samme forhold. Registrer dem slik at en innsigelse på én del ikke gjør hele historikken uforståelig. Innlevering og depositum forklarer hvorfor en reservasjon ikke avgjør grunnlaget for tillegget.
Send økonomien samme forklaring
Når et tillegg er avklart, bør fakturagrunnlaget inneholde forståelig enhet, periode og referanse til leien. ReAIs fakturaveiledning hjelper med dokumentet. Bevar samtidig observasjonene i riktig system og med avklart tilgang, slik at dere kan forklare beløpet senere uten å bygge hele regnestykket på nytt fra private meldinger eller muntlige minner.