På denne siden
Bilder kan gjøre ut- og innlevering mer etterprøvbar, men bare hvis dere vet hva de viser og hvilken avtale de gjelder. En stor mappe med datoer og mobilbilder er ikke automatisk et godt dokumentgrunnlag. Den kan også inneholde personopplysninger som aldri var nødvendige for saken.
Definer hva dere skal kunne sammenligne
Lag en konsekvent dokumentasjonsrutine for relevante observasjoner ved utlevering og retur. Knytt materialet til kjøretøy, leie og tidspunkt. Unngå uklare filnavn som gjør at samme bilde kan oppfattes som dokumentasjon for flere avtaler.
Innlevering, skade og depositum er sakssporet. Bilder kan underbygge observasjoner, men avgjør ikke alene årsak, ansvar eller kravet mot kunden.
Begrens innholdet til formålet
| Kontroll | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Relevans | Viser bildet forholdet vi skal dokumentere? |
| Tilknytning | Kan riktig bil, avtale og tidspunkt finnes? |
| Personvern | Fanges uvedkommende personer eller andre opplysninger? |
| Tilgang | Hvem trenger materialet for sin oppgave? |
| Lagring | Når vurderes videre behov eller sletting? |
| Utlevering | Hva trenger mottakeren faktisk å få? |
EDPBs personvernveiledning for mindre virksomheter gir et relevant grunnlag for vurderingen. Ikke gjør alle bilder permanent tilgjengelige for alle brukere bare fordi lagringsplassen er billig.
Test en sak med flere involverte
Et konstruert eksempel: Kundemottaket trenger å forklare hva som ble registrert ved retur. Et verksted trenger materiale om et konkret område, mens økonomi trenger et avklart kostnads- eller kravgrunnlag. Disse mottakerne trenger ikke nødvendigvis hele bildearkivet, alle kontaktopplysninger og øvrig kjørehistorikk.
Systemtilgang og nøkler bør støtte slike forskjeller. Bruk virksomhetens avklarte lagring og deling fremfor private meldingsgrupper hvor materialet blir vanskelig å følge opp senere.
Bevar historikken uten å samle alt
Noter hva som er korrigert eller supplert, og behold nødvendig sammenheng med den opprinnelige observasjonen. Ikke rediger dokumentasjonen slik at det blir uklart hva som faktisk var registrert på et tidligere tidspunkt. Ved systembytte må koblingen til saken følge med.
Aiak kan bidra til regnskapsdelen. Avklar dette behovet konkret, så dere kan sende riktig grunnlag fremfor et stort ustrukturert vedlegg. God dokumentasjon gjør saken lettere å forstå samtidig som uvedkommende opplysninger får mindre plass.