På denne siden
En medarbeider kan hente en bil og si at fakturaen skal sendes til firmaet. Det er ikke alltid nok til å vite hvilken juridisk virksomhet som skal være kunde, eller om personen kan bestille på dens vegne. Avklar rollene før leveransen, slik at utleie og fakturering bygger på samme avtale.
Registrer virksomhet og personer separat
Bruk nødvendige foretaksopplysninger, kontaktpunkt og avklart bestillingsmyndighet. Hold sjåføropplysninger knyttet til de aktuelle leiene fremfor å gjøre én person til permanent identitet for hele bedriftskunden. Personalendringer bør ikke kreve at historiske avtaler overskrives.
| Rolle | Det dere må vite |
|---|---|
| Avtalepart | Riktig juridisk virksomhet |
| Bestiller | Hvilke leveranser personen kan bestille |
| Godkjenner | Hvem avklarer tillegg og endringer |
| Fører | Hvem som skal bruke bilen |
| Fakturamottak | Adresse, format og nødvendige referanser |
Ekstra sjåfør og førerkortkontroll er en annen oppgave enn kontrollen av fakturamottaker. Ikke la riktig fakturaadresse bli tolket som at alle førere er avklart.
Be om referansene tidlig
Et konstruert eksempel: Et konsern bestiller biler til to prosjekter i forskjellige selskaper. Kontaktpersonen er den samme, men fakturamottak krever riktig selskap og prosjekt på hver leveranse. Hvis kundemottaket bare bruker konsernnavnet, kan fakturaen bli avvist selv om leien ble gjennomført som avtalt.
Avklar hvilke opplysninger som trengs og hvem som kan rette mangler. Avstemming av booking og faktura bør gjøre slike mangler synlige før de blir gamle.
Gjør rammeavtalen brukbar
En rammeavtale kan gi priser og vilkår, men hver leie trenger fortsatt periode, bilgrunnlag og aktuelle personer. Langtidsleie til bedrifter krever særlig oppdatering når kunden flytter folk eller behov mellom prosjekter.
Samle fakturering på avtalt grunnlag
ReAIs samlefakturering er relevant når flere avklarte leveranser skal samles. Kontroller hvilke detaljer kunden trenger per bil og periode, og hvordan disse skal følge dokumentet. Ikke anta at det å samle beløp gjør manglende referanser mindre viktige.
Gå jevnlig gjennom aktive bestillere og kontaktpunkter. En god bedriftsrutine gjør nye leveranser enklere, men skal også fange opp at en tidligere medarbeider ikke lenger kan bestille. Kundekortet er et levende avtalegrunnlag, ikke bare en adresse som kopieres til neste faktura.