På denne siden
Transportkontoret tror regnskapsføreren følger opp manglende fraktbrev. Regnskapsføreren tror kontoret har godkjent tillegg og trekk. Resultatet blir ventende oppgjør og mange meldinger rett før lønn eller rapportering. Arbeidsdelingen må beskrive hendelser, ikke bare si «dere tar regnskapet».
Begynn med noen konkrete leveranser
Velg et vanlig oppdrag, et oppdrag med ventetid og en avregning fra stor kunde. Følg dokumentene gjennom bestilling, levering, fakturering og betaling. Noter hvor fakta må avklares av virksomheten, og hvor regnskapsfaglig behandling må avklares av regnskapsføreren.
| Område | Typisk avklaring hos bedriften | Avtalt regnskapsoppgave |
|---|---|---|
| Salg | Levert oppdrag, pris og referanse | Dokumentasjon og bokføring etter oppdrag |
| Leverandør | Mottatt ytelse og avklart avvik | Behandling og avstemming |
| Lønn | Faktisk grunnlag og ledergodkjenning | Avtalt lønnsbehandling |
| Rapport | Forklaring av operative endringer | Økonomisk rapportering og avklaringer |
Tabellen er en modell for samtalen, ikke en fast ansvarsoverføring som gjelder alle oppdrag. Innholdet må følge avtale og faglige plikter.
Gi uavklarte saker en frist og en eier
I et konstruert eksempel har ti leverte turer manglende kundereferanse. Kontoret får ansvar for å hente riktig referanse, mens regnskapsføreren har avtalt kontroll av fakturagrunnlaget. Hvis begge venter på den andre, hjelper ingen ny frist i kalenderen.
Les fraktbrev og fakturagrunnlag og sjåførtimer til lønn. Gjentatt etterarbeid er ofte et tegn på en uavklart overgang mellom to personer.
Avtal tilgang og kontaktpunkt
Regnskapsfører trenger relevant tilgang, ikke nødvendigvis full rett til alt i TMS eller sjåførsystemet. Avklar hvem som godkjenner betalinger, hvem som svarer på faglige spørsmål og hva som skjer ved fravær. Ikke del en privat innlogging som erstatning for ordentlige rettigheter.
Aiak for transportfirma er et relevant sted å diskutere behov og arbeidsdeling. ReAI kan vurderes for programdelen. Ingen bestemt TMS-integrasjon eller full overtakelse av transportadministrasjonen er lovet. Start med den viktigste flaskehalsen og avtal hva som skal være levert før neste avgrensede periode avsluttes.