På denne siden
Transporten er ferdig, prisen er avtalt og mottak er dokumentert. Likevel blir fakturaen avvist fordi kundens ordrenummer mangler. Pengene forsinkes uten at selve transporten var feil. Referansen må følge bestillingen, ikke letes fram når fakturaen allerede er sendt.
Skill tre identifikatorer
Transportørens interne oppdragsnummer, kundens bestillingsreferanse og leveringsstedets lokale nummer kan være forskjellige. Gi dem tydelige navn. Et felt som bare heter «referanse» gjør det lett å registrere riktig tall på feil sted.
Skriv hvilke opplysninger kunden krever på faktura og vedlegg, og hvem som kan bekrefte dem. Ikke bruk sjåførens private kontaktliste som permanent løsning. Opplysningen må være tilgjengelig for den som behandler ordren, innenfor avklart tilgang.
Et lite stopp i riktig del av flyten
I et konstruert eksempel blir 12 av 100 fakturaer avvist på grunn av referanser. Kontoret innfører en enkel kontroll ved ordrebekreftelse: Finnes kundens påkrevde felt, og er kilden identifisert? Det betyr ikke at ethvert oppdrag må avvises hvis et felt mangler. Det betyr at noen må eie avklaringen før økonomisk oppfølging blir tilfeldig.
| Felt | Kontrollen før fakturering |
|---|---|
| Juridisk kunde | Er fakturamottaker riktig virksomhet? |
| Bestillingsnummer | Tilhører det dette oppdraget? |
| Leveringsreferanse | Er den koblet til riktig dokument? |
| Kontakt for avvik | Vet kontoret hvem som kan bekrefte en rettelse? |
Les datakvalitet i transportordren og fraktbrev som fakturagrunnlag. Et obligatorisk felt hjelper bare hvis innholdet faktisk blir kontrollert; «kommer senere» er fortsatt en uavklart status.
Rett årsaken ved avvisning
Registrer kundens konkrete avvisningsgrunn. Manglet referansen, var den skrevet feil eller tilhørte den en annen leveranse? Korreksjonsmåten må følge faktisk dokument og avtale. Ikke opprett en ny faktura uten å håndtere den første korrekt.
ReAI kan vurderes for den økonomiske programdelen. Kartlegg hvilke opplysninger som må overføres fra bestilling eller TMS før dere velger teknisk løsning. Ingen automatisk portal- eller kundereferanseintegrasjon er forutsatt.
Følg tid til klar faktura
Mål dagene fra levert oppdrag til godkjent fakturagrunnlag, og skill referansefeil fra leveringsuenighet. Da kan eieren se om kontantstrømmen stopper i administrasjonen, selv når sjåfører og biler utfører oppdragene som planlagt.