På denne siden
Kunden sier at en fraktfaktura er feil. Feilen kan gjelde pris, referanse, dobbelt belastet oppdrag eller faktisk uenighet om leveransen. Hvis kontoret krediterer uten å registrere årsaken, blir det vanskelig å se hva som må forbedres og om kunden har fått riktig endelig oppgjør.
Avklar hvilken feil som skal rettes
Start med originalfaktura, avtale og oppdragsgrunnlag. Finn den konkrete linjen eller hendelsen. Skill en bekreftet fakturafeil fra en påstand som fortsatt må undersøkes. Et kundekrav er viktig informasjon, men er ikke alene en fullført vurdering av ansvar eller beløp.
I et konstruert eksempel er samme levering med 2 400 kroner uten mva. lagt inn to ganger. Oppdraget er faktisk levert én gang, og den bekreftede dobbeltføringen skal håndteres som en dokumentert korreksjon. Et annet oppdrag med omstridt ventetid trenger derimot avtale- og hendelsesavklaring før beløpet bestemmes. De to sakene skal ikke få samme årsakskode bare fordi begge ender med lavere betaling.
Behold hele dokumentsporet
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Opprinnelig faktura | Viser hva som ble krevd |
| Oppdragsreferanse | Knytter rettelsen til faktisk leveranse |
| Årsak og godkjenning | Gjør korreksjonen etterprøvbar |
| Endelig oppgjør | Hindrer at samme reduksjon gis flere ganger |
Bruk ReAIs veiledning om kreditnota til programdelen. Regnskapsfaglige spørsmål og avgiftsbehandling må avklares ut fra den konkrete rettelsen. Ikke løs problemet ved å redigere bort historikken eller ved å la to uavklarte fakturaer leve parallelt.
Sjekk kundens avregning
Noen transportkjøpere trekker beløpet i eget oppgjør. Hvis bedriften samtidig utsteder en korreksjon uten å koble dem, kan samme reduksjon bli gitt to ganger. Les avregning fra transportkjøper før neste betaling godkjennes.
Leveringsavvik beskriver oppfølgingen når en transport ikke gikk som planlagt. Den saken kan fortsette selv etter at et avklart beløp er korrigert.
Bruk rettelsene til forbedring
Rapporter bekreftede årsaker: doble ordre, feil avtalesats, manglende dokumentasjon eller annet. En høy krediteringsandel er ikke én diagnose. Eieren trenger å vite hvilken del av flyten som skaper feil, og om nye avklaringer faktisk reduserer gjentakelsen i neste periode.