På denne siden
Transporten er levert, men fakturaen blir stående fordi kontoret mangler et lesbart dokument eller en kobling til kundens bestilling. En annen ordre har signert levering, men ingen avklart pris for ekstra stopp. Dokumentert levering og avklart fakturabeløp er forskjellige kontrollpunkter.
La oppdragsreferansen følge hendelsene
Bruk en stabil intern referanse i bestilling, transportdokumentasjon, avvik og fakturagrunnlag. Kundens referanse kan komme i tillegg. Ikke bruk dato og registreringsnummer som eneste identifikasjon når samme bil har flere leveranser samme dag.
Et fraktbrev eller annet leveringsdokument har et bestemt formål. Det dokumenterer ikke automatisk alle transportørens plikter, løyveforhold eller prisvilkår. Hvilke dokumenter som kreves og hva de betyr, avhenger av transporten og relevant regelverk. Denne guiden beskriver arbeidsflyten, ikke en universell dokumentpakke.
Lag en synlig fakturakø
| Status | Neste konkrete oppgave |
|---|---|
| Levert, dokument mangler | Hent eller avklar leveringsgrunnlaget |
| Dokument klart, referanse mangler | Avklar kundens bestillingsreferanse |
| Hovedpris klar, tillegg uavklart | Få beslutning om den konkrete tilleggshendelsen |
| Grunnlag godkjent | Overfør kontrollert beløp og dokumentkobling |
I et konstruert eksempel finnes 40 leverte oppdrag, men sju står uten avklart vedlegg. Å vente med alle 40 gir unødvendig betalingsforsinkelse hvis de øvrige faktisk er klare. Samtidig skal de sju ikke tvinges gjennom ved å laste opp et tilfeldig dokument.
Les manglende kundereferanse og kundeportal og leveringsbevis. Oppdragsansvarlig må eie avklaringen; regnskapsføreren kan ikke gjette hva kunden bestilte.
Behold dokument og økonomi i samme spor
Når en faktura avvises, registrer årsaken på oppdraget. Var feilen filformat, uleselig signatur, feil referanse eller faktisk uenighet om leveransen? Tiltakene er forskjellige. En ny fakturamal hjelper lite hvis bestillingsinformasjonen aldri ble registrert.
ReAIs fakturaveiledning er relevant etter at grunnlaget er avklart. Eventuell overføring fra TMS må vurderes konkret; ingen ferdig integrasjon er forutsatt. Prøv flyten med noen representative oppdrag, inkludert ett avvik og ett tillegg, før dere gjør den til rutine for alle kunder.