På denne siden
Et felt er obligatorisk, så medarbeideren skriver «ukjent» for å lagre ordren. Senere flyttes verdien automatisk til fakturaen. Systemet har fått et innhold, men bedriften har ikke fått en opplysning. Datakvalitet handler om betydning og kontroll, ikke bare tomme felter.
Skill roller og identiteter
Bestiller, juridisk kunde, betaler, avsender og mottaker kan være forskjellige parter. Oppdragsnummer, kundens bestillingsreferanse og leveringsnummer er også ulike identifikatorer. Gi dem egne navn når arbeidsflyten krever det.
I et konstruert eksempel bestiller en terminal på vegne av en annen juridisk kunde. Hvis terminalnavnet automatisk blir fakturamottaker, kan leveransen være riktig og fakturaen feil. Feilen oppsto ved registrering, ikke ved utsending av dokumentet.
Avklar feltene med de som bruker dem
| Feltgruppe | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Kunde og bestiller | Kilde til riktig juridisk part og kontakt |
| Oppdrag | Stabil referanse gjennom hele leveransen |
| Ressurs | Faktisk bil og relevante undertransportører |
| Pris | Avtalt, foreløpig eller avventer godkjenning |
| Dokument | Hvilken hendelse og leveranse vedlegget tilhører |
Les manglende kundereferanse og TMS og regnskap. En teknisk validering kan sjekke format, men vet ikke nødvendigvis om nummeret tilhører akkurat dette oppdraget.
Bruk status for det som ikke er klart
La en opplysning ha en synlig avklaringsstatus framfor en falsk ferdigverdi. Definer hvem som følger opp og hvilke senere handlinger som må vente. Det er ikke nødvendig å blokkere hele driften ved alle mangler, men usikkerheten skal ikke skjules i et felt som ser godkjent ut.
Kontroller en liten prøve før du rydder alt
Velg noen faktiske ordretyper og følg dem gjennom systemene. Finn hvor samme begrep får forskjellig betydning, og hvor medarbeidere må registrere informasjon de ikke kjenner. Rett den viktigste overgangen først.
ReAI kan vurderes for økonomidelen. Et systemvalg bør bygge på hvordan opplysningene skal brukes, ikke på håp om at ny programvare automatisk rydder gamle kundekort. Behold spor av viktige rettelser, og avklar tilgang slik at en enkel navneendring ikke utilsiktet endrer juridisk kunde eller historisk dokumentasjon.