På denne siden
Eleven avslutter opplæringen ved skolen og spør hvor mye som er igjen av pakken. Et saldofelt kan gi et første svar, men grunnlaget må kunne forklares. Refusjon av elevsaldo krever sammenheng mellom avtale, betaling, gjennomført opplæring og eventuelle uavklarte endringer.
Avklar hva eleven faktisk har kjøpt
Finn pakken eller prisgrunnlaget som gjaldt da avtalen ble inngått. Kontroller hvilke aktiviteter som er levert, hvilke som er ombooket eller avbestilt, og om noe allerede er kreditert. Bruk ikke dagens produktpris ukritisk til å omskrive en gammel avtale.
Et konstruert eksempel: Eleven har betalt 18 000 kroner. Avregningen av bekreftet levert innhold etter avtalen er 11 000, og en tidligere refusjon er 2 000. Før andre forhold eventuelt vurderes, peker dette grunnlaget mot 5 000 som gjenstående betalingsbeløp. Hvis den tidligere refusjonen glemmes, kan kunden få dobbelt tilbakebetaling. Eksemplet fastsetter ikke hvordan en bestemt pakke lovlig skal avregnes.
Bruk en kort avstemmingsoversikt
| Hendelse | Hva dere skal kunne finne |
|---|---|
| Betaling | Dato, beløp og hvem som betalte |
| Gjennomført aktivitet | Enhet og tilhørende avtalegrunnlag |
| Avbestilling eller endring | Avklart økonomisk virkning |
| Tidligere kreditnota | Hvilket krav som ble korrigert |
| Tidligere refusjon | Faktisk utbetaling og mottaker |
Se elevsaldo og forskudd og elevavtalen. Uavklarte bestillinger bør behandles før en endelig saldo sendes til eleven.
Kontroller hvem som skal ha oppgjøret
En forelder, arbeidsgiver eller annen betaler kan være involvert. Avklar mottaker og grunnlag før penger sendes. Ikke endre betalingsopplysninger bare fordi en ny e-post ber om det. Bruk en kjent kontaktmåte og passende intern kontroll ved endringer.
Ved bedriftsbetalt opplæring må avtalen forklare hvem oppgjøret gjelder. Kundens læringshistorikk og opplysninger om betaling har ikke nødvendigvis samme mottaker.
Lukk dokumentasjon og betaling separat
ReAIs kreditnotaveiledning beskriver forskjellen på disse stegene. Kontroller at eventuell kreditnota er riktig, at utbetalingen er gjennomført og at saldoen er avstemt etterpå.
La eleven få en kort forklaring som viser hvilke hovedposter som inngår. En forståelig oversikt gir et bedre grunnlag for spørsmål enn en automatisk melding med et uforklart restbeløp. Bevar nødvendige spor etter avslutningen med avklart tilgang og lagringsgrunnlag.