På denne siden
Den første varme helgen kan utløse mange henteønsker samtidig. Kundene ser hver sin sykkel, mens bedriften må hente fram kjøretøy, finne utstyr og avslutte flere avtaler. Vårutleveringen fra MC-lager trenger derfor en egen plan ved siden av verkstedkalenderen.
Kontroller status før tidspunktet loves
Finn lagringsavtale, aktuell plassering og status for eventuelt bestilt arbeid. Avklar om kunden skal hente selv eller om transport er avtalt. En sykkel kan være ferdig med én leveranse og fortsatt vente på en annen. Bruk tydelige ord om hva som er klart.
I et konstruert eksempel ønsker tjue kunder å hente fredag ettermiddag. Fem sykler står fortsatt på verkstedet, og flere må fram fra ulike soner. Dersom alle får samme bekreftede klokkeslett, oppstår venting som ikke skyldes kundene. Fordel avtalene etter faktisk håndteringskapasitet og avklar hvilke saker som må ferdigstilles først.
Lag en liten utleveringspakke
| Element | Kontroll før kunden kommer |
|---|---|
| Sykkel | Riktig identitet og aktuell plassering |
| Nøkler og utstyr | Alt som ble registrert ved innlevering |
| Arbeid | Avsluttet eller tydelig beskrevet videre avtale |
| Dokumenter | Lagring, service og relevante merknader |
| Oppgjør | Riktig betaler og avklart beløp |
Knytt pakken til innleveringsgrunnlaget og lagerplanen. Et annet teammedlem bør kunne gjennomføre avtalen uten å lete etter muntlige beskjeder.
Skill kundeinformasjon fra teknisk bekreftelse
Forklar hvilken leveranse som er utført, og hva som eventuelt ikke inngikk. At oppbevaringen er avsluttet er ikke en generell erklæring om at alle tekniske forhold er kontrollert. Faglige vurderinger og avtalt service må dokumenteres etter det faktiske arbeidet.
Ved service følger dere overleveringsrutinen. Ved transport brukes en egen overleveringskjede, slik at det er klart hvem som har mottatt sykkelen og når.
Avslutt også systemstatusen
Når sykkelen er hentet, må lagringsplassen frigjøres og eventuelle åpne økonomiske saker følges opp. Ikke la «utlevert» automatisk bety «alt betalt» dersom oppgjøret faktisk står åpent. De to hendelsene trenger et separat grunnlag.
ReAIs fakturaveiledning er relevant når oppgjøret klargjøres. Følg etter sesongen antall endrede henteavtaler, letetid og manglende dokumenter. Det viser hva som bør forbedres før neste høstinnlevering.