På denne siden
Vinterlageret gir bedriften tilgang til sykkelen i en roligere periode. Det kan gjøre serviceplanleggingen enklere, men bare dersom kunden har bestilt arbeidet og dere har ressursene som trengs. Service under lagring er ikke et automatisk tillegg til en oppbevaringsavtale.
Bekreft hva kunden har besluttet
Registrer om kunden har bestilt et definert arbeid, bedt om tilbud eller bare nevnt et ønske ved innlevering. Et notat som «service før våren» er for uklart som eneste bestillingsgrunnlag. Avklar innhold, prisform, videre godkjenning og ønsket leveranseperiode.
Knytt bestillingen til innleveringen til vinterlagring og pristilbudet. Dermed kan kundemottaket se forskjellen mellom en forespørsel og en produksjonsklar jobb.
Planlegg hele flyttingen
Et konstruert eksempel: Selve arbeidet trenger tre timer. Framhenting, overføring av nøkler, dokumentkontroll og tilbakeføring trenger samlet en halvtime. Hvis bare de tre timene legges i planen, vil håndteringen dukke opp som uventet avbrudd på alle jobbene. Legg oppgavene til den rollen som faktisk skal utføre dem.
| Status | Hva som bør være klart |
|---|---|
| Venter på bestilling | Kundens omfang og prisgrunnlag mangler |
| Klar for verksted | Bestilling, identitet og nødvendige deler er avklart |
| I arbeid | Ansvarlig og aktuell plassering er kjent |
| Ferdig arbeid | Faglig avslutning og dokumentasjon er gjennomført |
| Tilbake på lager | Plassering og videre henteplan er oppdatert |
En sykkel kan være ferdig med service og fortsatt ha en løpende lagringsavtale. Det bør kunne vises uten å gjenåpne verkstedjobben som om den fortsatt produseres.
Gi nye funn en ny beslutning
Dersom arbeidet avdekker behov utenfor avtalen, må det håndteres som en avklaring. Ventestatusen bør vise hva kunden skal beslutte og hvem som følger opp. La ikke en sykkel blokkere verkstedplass i flere uker bare fordi meldingen ligger i én medarbeiders innboks.
Se lavsesongarbeid og lagerplassen.
Avklar fakturering og betalingsplan
Lagring og service kan ha ulike leveransetidspunkt og betalingsvilkår. Det må avspeiles i dokumentasjonen og avklares regnskapsmessig; fakturadatoen alene forklarer ikke hele leveransen. Aiak kan hjelpe med dette grunnlaget.
Ved vårutlevering skal mottaket kunne forklare begge oppdragene og hva kunden fortsatt skal gjøre opp. Da gir vinterarbeidet faktisk bedre flyt, framfor å flytte uklarheten fra verkstedet til hentekøen.