På denne siden
En motorsykkel kan leveres med sidevesker, ekstra elektronikk, løse deler og en nøkkel til annet utstyr. Hvis mottaket bare skriver «service», kan det bli uklart både hva dere tok imot og hva kunden bestilte. MC-mottaket bør skape et felles og etterprøvbart utgangspunkt.
Bekreft to forskjellige ting
Den første er det fysiske mottaket: sykkel, relevant identitet, nøkler og medfølgende utstyr. Den andre er oppdraget: hva som er avtalt, prisgrunnlag og hvem som kan godkjenne endringer. En god beskrivelse av sykkelens tilstand betyr ikke at kunden har bestilt reparasjon av alle merknadene.
Et konstruert eksempel: En kunde leverer en sykkel med en eksisterende ripe på en koffert og ber om periodisk service. Mottaket noterer merknaden og hva som følger sykkelen, mens arbeidsordren avgrenser serviceoppdraget. Da kan dere senere skille en tilstandsopplysning fra en bestilling på kosmetisk arbeid.
Hold dokumentasjonen relevant
| Opplysning | Praktisk formål |
|---|---|
| Kjøretøy og variant | Riktig service- og delegrunnlag |
| Nøkler og utstyr | Kontroll ved intern flytting og utlevering |
| Kundens merknad | Forstå behovet uten å gjøre det til en diagnose |
| Avtalt arbeid | Felles forventning til leveransen |
| Kontakt og beslutning | Få avklart videre arbeid uten unødig venting |
Bruk eventuelle bilder til det avklarte formålet, med passende tilgang og lagring. Ikke ta med uvedkommende personer, dokumenter eller skjermbilder fra kundens telefon fordi det er praktisk å fotografere alt.
Koble mottak og planlegging
Avklar om kunden leverer før en bekreftet time, for oppbevaring eller for en uavklart undersøkelse. Det påvirker både plassbehov og løftet om ferdigstillelse. Se forhåndskontroll og pristilbud på MC-service.
Dersom sykkelen skal bli stående etter arbeidet, trenger dere også en klar avtale om eventuell lagring. Den oppstår ikke automatisk fordi kunden ikke kan hente samme dag.
Bruk samme grunnlag ved overlevering
Ved henting bør mottaket kunne finne igjen medfølgende utstyr og forklare det avtalte arbeidet. Knytt dette til overlevering etter MC-service. En annen medarbeider skal kunne gjennomføre overleveringen uten å gjette på hva kollegaen så ved innleveringen.
ReAI er relevant for økonomidelen. Den fysiske mottaksdokumentasjonen bør likevel ligge der verkstedet faktisk følger sykkelen, med en entydig kobling til oppdraget som faktureres.