På denne siden
Et større MC-prosjekt kan kreve dyre deler lenge før arbeidet er ferdig. Et forskudd kan inngå i avtalen, men det skaper også en oppfølgingsoppgave. Mottatt betaling er ikke i seg selv dokumentasjon på ferdig arbeid, og en del som er bestilt er ikke nødvendigvis levert til kunden.
Avklar hva beløpet er knyttet til
Beskriv oppdrag, prisgrunnlag, eventuelle trinn og hva betalingen skal dekke. Vilkår og lovlige betalings- og dokumentasjonsmåter må vurderes for den konkrete avtalen. Ikke bruk en generell fakturamal som eneste forklaring på et stort forskudd.
Et konstruert eksempel: Kunden betaler 15 000 kroner knyttet til et avtalt prosjekt. Deler til 9 000 er bestilt, men arbeidet er ikke startet. Bedriften må kunne vise både betalingen, leverandørforpliktelsen og statusen på kundeleveransen. De tre beløpssporene er ikke det samme.
Bruk en prosjektoversikt med separate kolonner
| Spor | Hva oversikten skal forklare |
|---|---|
| Avtalt omfang | Hvilken leveranse kunden har bestilt |
| Endringer | Hva som er godkjent senere |
| Mottatt betaling | Dato, beløp og tilhørende dokumentasjon |
| Bestilte eller mottatte deler | Forpliktelser og fysisk status |
| Levert arbeid | Hva som faktisk er gjennomført |
Se spesialdeler og bestillingsrisiko og tilbehørsmontering. Knytt alt til samme referanse, slik at en kollega kan forklare status uten å lese en lang e-posttråd.
Behandle endringer før pengene disponeres på nytt
Hvis kunden ønsker en annen del eller mindre arbeid, avklar konsekvensen for allerede bestilte varer og betaling. Et tidligere forskudd er ikke en generell fullmakt til alle senere prosjektvalg. Bevar den opprinnelige avtalen og den nye beslutningen.
Ved avbestilling må dere undersøke hva som er levert, hvilke forpliktelser som gjenstår og hvilket oppgjør som følger av avtale og regler. Unngå automatisk å behandle hele innbetalingen som opptjent inntekt eller som fritt refunderbar uten vurdering.
Ta høyde for leveranseforpliktelsen i betalingsplanen
En stor innbetaling kan gjøre bankkontoen bedre akkurat nå, samtidig som den skal finansiere senere deler og arbeid. Koble prosjektet til 13-ukers betalingsplan.
Aiak kan bidra til riktig økonomisk behandling. Avslutt prosjektet med en avstemt oversikt over betaling, fakturert eller korrigert beløp og faktisk levert arbeid. Da står ikke kunden eller regnskapsføreren igjen med en innbetaling som ingen kan forklare mot oppdraget.