På denne siden
En kunde utsetter turen og avbestiller en time. Kalenderen kan tømmes med ett klikk, men delene kan allerede være mottatt og en annen jobb har kanskje blitt avslått. Avbestillingsrutinen må håndtere både ledig kapasitet og de konkrete forpliktelsene saken etterlater.
Ikke bland tre forskjellige hendelser
Skill flytting av tidspunkt, avbestilling av arbeid og retur av en bestilt vare. De kan ha ulike avtalegrunnlag og konsekvenser. Hva kunden eventuelt skal betale må vurderes ut fra avtalen og gjeldende regler; en intern standardstatus eller tapt kapasitet fastsetter ikke automatisk et gebyr.
Et konstruert eksempel: Kunden flytter en service fra mai til august. En modellspesifikk del er mottatt. Dersom delen fortsatt skal brukes, må den forbli reservert og datoen vurderes. Dersom kunden avbestiller hele leveransen, må dere undersøke returmulighet og avtalt håndtering. Å sende delen tilbake og samtidig la den stå som reservert skaper en ny mangel senere.
Bruk en kort avklaringsliste
| Spørsmål | Hvilket spor det påvirker |
|---|---|
| Er arbeid allerede utført? | Levert ytelse og dokumentasjon |
| Er deler bestilt eller mottatt? | Leverandøravtale og lager |
| Er kunden belastet eller har betalt? | Korrigering og mulig refusjon |
| Skal ny tid avtales? | Reservasjon og bekreftelse |
Bevar kundens beskjed og den avklarte løsningen. En medarbeider som tar imot telefonen bør kunne se om noe fortsatt må behandles av dele- eller fakturaansvarlig.
Fyll hullet med en startklar jobb
En venteliste er mest nyttig når dere vet hvilke kunder som kan komme på kort varsel og hvilke deler som finnes. Ikke fyll en ledig luke med en uavklart jobb bare for at kalenderen skal se full ut. Bruk forhåndskontrollen og vårbookingen.
Avklar hva kunden samtykker til av kontakt om ledige tider, og ikke send masseutsendelser uten riktig grunnlag. En konkret avtalebeskjed og en generell salgskampanje er forskjellige formål.
Lær av tidspunktet og årsaken
Følg avbestillinger etter hvor kort tid det var igjen til avtalen og om plassen kunne brukes igjen. Skille mellom egen omplanlegging og kundens endring. En enkel bekreftelsesrutine kan være mer relevant enn strengere vilkår hvis problemet er at kunden aldri forstod tidspunktet.
Når en avbestilling krever økonomisk korrigering, kan Aiak bidra til grunnlaget. Se også spesialdeler og bestillingsrisiko før neste sesong, slik at behovet for vanskelige etterdiskusjoner blir mindre.