På denne siden
Kunden kan ønske å betale med kort, en mobil betalingsløsning eller faktura. Bedriftens utfordring er å dokumentere salget og følge riktig betaling uten dobbeltkrav. En fleksibel betalingsmulighet er lite verdt hvis oppgjøret etterpå må gjettes ut fra bankkontoen.
Bestem hvordan salget registreres
Avklar hvilke krav som gjelder deres salg og dokumentasjon før dere velger arbeidsflyt. Vipps eller kortbetaling er ikke i seg selv en vurdering av hvilke regler om kassasystem eller salgsdokumentasjon virksomheten omfattes av. Aiaks side om kassasystem er et relevant sted å starte en konkret gjennomgang.
Oppgjørsformen bør være kjent ved bestilling eller senest før leveransen lukkes. Dersom en bedriftskunde skal ha faktura, registrer nødvendige fakturareferanser tidlig fremfor å lete etter dem når bilen er hentet.
Følg de forskjellige beløpene
Et konstruert eksempel: Fem jobber betales med samlet 10 000 kroner. Leverandøren utbetaler 9 800 etter et gebyr på 200. Bankinnbetalingen er ikke dermed bevis på et salg på 9 800. Oppgjørsrapporten må forklare brutto betalinger, trekk og netto utbetaling på avklart regnskapsgrunnlag.
| Del | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Jobb | Hva er levert til hvilken kunde? |
| Salgsdokument | Hvor er leveransen dokumentert? |
| Betaling | Hvilken transaksjon gjelder denne jobben? |
| Oppgjør | Hvilke betalinger inngår i utbetalingen? |
| Differanse | Er det gebyr, retur eller et reelt avvik? |
Håndter bytte av betalingsmåte bevisst
Hvis en fakturert jobb betales på stedet, må betalingen knyttes til riktig krav. Ikke la en medarbeider opprette et nytt salg bare fordi fakturaen ikke er synlig i mottaket. Kortoppgjør og faktura beskriver grunnrutinen, mens flåteavtaler krever særskilt oppmerksomhet på bestiller og betaler.
Gjør tilbakebetaling sporbar
En avtalt korrigering og selve tilbakebetalingen er ikke det samme. Registrer begge deler, med kobling til opprinnelig dokumentasjon. Ved reklamasjon må dere også kunne vise hvorfor beløpet er endret.
La én rutine beskrive hvem som kontrollerer åpne avvik og hvordan de lukkes. Målet er at mottaket kan svare kunden presist, og at den som avstemmer økonomien kan følge hele kjeden uten å ha vært til stede da betalingen skjedde.