På denne siden
Kassen viser ett beløp, betalingsleverandøren et annet og banken et tredje. Det betyr ikke nødvendigvis at noe er borte. Oppgjørsperiode, refusjoner, gebyrer og reserverte beløp kan forklare forskjellen. Forklaringen må likevel dokumenteres.
Følg ett oppgjør fra starten
Finn salgsrapporten for den aktuelle perioden og leverandørens oppgjørsrapport. Kontroller hvilke salg og refusjoner som er inkludert, hvilke kostnader som er trukket og hvilken dato banken mottar pengene. Det er lettere å etablere rutinen med én oversiktlig dag enn å begynne med et helt år.
Et konstruert eksempel har 30 000 i salg, 2 000 i dokumentert refusjon og 300 i gebyrer. Hvis alt inngår i samme oppgjør, blir bankbeløpet 27 700. Dette er en avstemmingsforklaring, ikke en instruks om avgifts- eller kontoføring. Regnskapsføreren må behandle postene ut fra korrekt dokumentasjon.
| Post | Hva trenger du? |
|---|---|
| Salg | Salgsdokumenter eller riktig salgsrapport |
| Refusjon | Kobling til opprinnelig salg og faktisk tilbakebetaling |
| Gebyr | Leverandørens kostnadsgrunnlag |
| Bank | Oppgjørsreferanse, dato og beløp |
Faktura og kort må møtes riktig
Hvis kunden får en faktura og betaler den med kort, skal betalingen knyttes til fakturaen. En kortregistrering som oppretter et nytt salg kan gi dobbel inntekt. Test dette før dere kobler booking, faktura og betaling sammen.
Kontroller også avbrutt betaling og dobbeltforsøk. Et betalingsforsøk er ikke det samme som et endelig oppgjør. Ansvarlig bør kunne se hva som er betalt, avvist, refundert eller fortsatt uavklart.
Gjør avvikene synlige
Før en kort liste med oppgjør som ikke stemmer, beløp, årsak og ansvarlig. Unngå rundsumskorrigeringer som bare får bankkontoen til å se riktig ut. De gjør det vanskeligere å finne samme problem neste måned.
ReAI kan vurderes for regnskapsdelen. Støtte for akkurat deres kasse eller betalingsløsning må bekreftes konkret. Aiak er relevant når dere vil fordele kontrollarbeidet og få et mer brukbart månedsgrunnlag.
Avklar særtilfellene før de oppstår
Vipps, kort og faktura krever kontroll når kunden bytter betalingsmåte. Flåteavtaler og gavekort har egne referansebehov. Sørg for at nettbookingen gir riktig grunnlag, og at kundepåminnelsene bruker oppdaterte avtaler.