På denne siden
En bilforhandler kan gi jevn tilgang på arbeid, men en muntlig beskjed om «vanlig klargjøring» er et svakt fakturagrunnlag. Hvis ulike selgere bestiller ulike tillegg, blir rammeavtalen raskt mindre tydelig enn den så ut ved oppstart. Lag en bestillingsflyt som tåler flere personer og mange biler.
Avtal hvem som kan bestille
Definer hvilke oppgaver som kan bestilles innenfor avtalt pakke, hvem som kan godkjenne tillegg og hvilke referanser forhandleren trenger på fakturaen. En som leverer bilen fysisk, har ikke nødvendigvis myndighet til å utvide leveransen. Det bør kunne avklares uten å stoppe all kommunikasjon med vedkommende.
Se også forhandlerens side av klargjøring før salg. Begge virksomhetene trenger et felles leveransegrunnlag, selv om de følger forskjellige økonomiske mål.
Gi hver bil et jobbspor
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Kjøretøy og forhandlerreferanse | Finne riktig bil og kostnad |
| Bestilt pakke | Sammenligne utført arbeid med avtalen |
| Ønsket levering | Planlegge plassen og utleveringen |
| Godkjente tillegg | Forklare forskjellen fra grunnprisen |
| Mottaksbekreftelse | Avklare hva som faktisk er levert |
Et konstruert eksempel: Ti biler kommer inn på en måned. To får ekstra arbeid etter godkjenning fra ansvarlig hos forhandleren. Dersom alle ti bare faktureres som «klargjøring», blir det vanskelig å forklare avvikene. Bevar derfor tilleggene på de to jobbene og la fakturagrunnlaget peke tilbake til bestillingene.
Følg kapasiteten i avtalen
En stor kunde kan kreve raske leveranser i perioder der andre bestillinger også er fulle. Vurder bidrag per bilpleieplass før dere lover bestemte volum eller leveringstider. En rabatt er ikke hele avtalekostnaden; henting, venting og endret prioritering kan også bruke kapasitet.
Samle fakturering uten å miste detaljene
Hvis dere blir enige om periodisk fakturering, behold referanser og leveransegrunnlag per kjøretøy. ReAIs veiledning om samlefakturering beskriver en relevant dokumentflyt. Avklar egnethet og arbeidsmåte før dere legger om rutinen.
Ved misnøye bør dere bruke et eget reklamasjonsspor. Ikke bland en ny bestilling og en mulig retting i én anonym gratisjobb. Det gjør verken kundedialogen eller etterkalkylen forståelig, og kan skjule hvor avtalen faktisk trenger bedre avgrensning.