På denne siden
En flåteavtale har ofte flere deltakere enn en privat bestilling. Sjåføren kjenner behovet, flåteansvarlig styrer kostnadene, og fakturamottak krever en bestemt referanse. Hvis dere bare registrerer personen som leverer bilen, blir resten av oppgjøret sårbart.
Kartlegg rollene i avtalen
Avklar hvilken juridisk virksomhet som er kunde, hvilke kjøretøy som omfattes og hvem som kan bestille hva. Skill mellom rutinearbeid innenfor avtalen og tillegg som krever særskilt godkjenning. Oppdater listen når kjøretøy selges eller flyttes mellom selskaper; en gammel biloversikt er et dårlig grunnlag for nye krav.
| Rolle | Avklaring |
|---|---|
| Sjåfør | Hvilke oppgaver kan vedkommende bestille? |
| Flåteansvarlig | Hvem godkjenner avvik og tillegg? |
| Avtalekunde | Hvilken virksomhet er ansvarlig etter avtalen? |
| Fakturamottak | Hvilket format og hvilke referanser kreves? |
| Dekkhotell | Hvem eier og disponerer de oppbevarte settene? |
Bevar referansen gjennom jobben
Et konstruert eksempel: Tre biler fra samme konsern leveres samme dag. To tilhører ett selskap, den tredje et annet. Hvis alle legges under «konsernkunde», kan fakturaen bli avvist selv om arbeidet er riktig. Registrer derfor nødvendig selskapstilknytning og bilreferanse på den enkelte bestillingen.
Bestilling av nye dekk må bruke samme rollegrunnlag. Det er spesielt viktig når en sjåfør oppdager et nytt behov som ikke var del av den opprinnelige timen.
Avtal håndtering av kapasitetsbehov
Faste kunder kan ønske bestemte leveringstider eller samlet sesongskifte. Bruk sesongbooking for å teste om ønsket kan gjennomføres. Ikke lov ubegrenset prioritet når avtalen i praksis binder store deler av mottaket i en kort periode.
Samle dokumentene riktig
En periodisk faktura kan gjøre mottaket enklere, men bør ikke fjerne dokumentasjon per bil. ReAIs samlefakturering er relevant når dere vil se på denne arbeidsformen. Avklar først hvilke opplysninger kunden trenger og hvordan grunnlaget skal overføres; ikke forutsett en eksisterende integrasjon med bransjesystemet.
Bruk Vipps, kort og faktura dersom enkelte sjåfører også betaler på stedet. Avtalen bør gjøre slike unntak forståelige, slik at både kunden og virksomheten kan se hva som allerede er gjort opp.