På denne siden
En dekkbestilling kan være riktig hos leverandøren og likevel bli feil i egen drift. Varene kommer inn uten tydelig kundenavn, kundemottaket booker en tid før leveringen er bekreftet, eller fakturaen mangler den avtalte monteringen. En samlet ordre reduserer slike brudd.
Avklar produkt og leveranse før bestilling
Den faglige vurderingen av riktig produkt og egnethet må utføres på riktig grunnlag. Administrativt bør dere dokumentere hva kunden har godkjent, hvilken bil eller avtale bestillingen gjelder, prisgrunnlaget og hva som inngår utover selve varene. Et uavklart produktforslag bør ikke bli en bindende leverandørbestilling ved et tilfeldig klikk.
Et konstruert eksempel: Kunden godkjenner fire dekk og montering. Leverandørordren viser fire varer, men montasjetiden ligger bare i en telefonsamtale. Når varene ankommer, ser lageret ingen jobb å reservere dem til. Problemet er manglende sammenheng, ikke nødvendigvis feil antall.
Bruk få tydelige statuser
| Status | Hva som må være avklart |
|---|---|
| Tilbud | Produkt, innhold og prisgrunnlag |
| Godkjent | Kundens bekreftelse og eventuelle forbehold |
| Bestilt | Leverandørordre koblet til kunden |
| Mottatt | Antall, avvik og plassering |
| Klar til avtale | Nødvendige varer og kapasitet bekreftet |
| Levert | Utført arbeid og grunnlag for oppgjør |
Varer med leveringsavvik bør ikke få samme klarestatus som komplette bestillinger. Oppdater kunden når et avvik endrer den avtalte leveransen, og dokumenter en eventuell ny avtale.
Ikke la kundebestillinger forsvinne i varelageret
Merk reserverte varer i oversikten uten å blande dem sammen med andre kunders oppbevarte hjulsett. Varetelling på dekkhotell viser hvorfor eierskap og fysisk plassering er forskjellige kontrollpunkter. Ved overføring mellom steder må også flyttingen registreres.
Lukk bestillingen økonomisk
Sammenlign mottatte varer, leverandørens dokumentasjon, kundens godkjenning og det som faktisk ble levert. En retur til leverandør og en endring mot kunden er to forhold som kan kreve hver sin oppfølging. Ikke la en varekreditering automatisk bli tolket som at kundeoppdraget er avsluttet.
Bruk kortoppgjør og faktura til å lukke salget. Dersom faktura er riktig oppgjørsform, forklarer ReAI hvordan en faktura opprettes. En faktura erstatter likevel ikke produktavklaringen eller dokumentasjonen av kundens bestilling.