På denne siden
Når kunden selger bilen eller velger et annet dekkhotell, kan avtalen bli stående aktiv selv etter at hjulene er hentet. Da risikerer dere nye påminnelser, feil kapasitetsgrunnlag og uenighet om neste periode. En tydelig avslutning beskytter både kunden og oversikten over driften.
Finn hvilken avtale som faktisk avsluttes
Kontroller kunde, sett, eventuell biltilknytning og avtalens innhold. Et eierskifte på bilen betyr ikke automatisk at alle rettigheter og forpliktelser i oppbevaringsavtalen følger med. Avklar hvem som kan bestille utlevering og hvordan fullmakt håndteres før dere lover henting til en annen person.
Gå gjennom eksisterende vilkår om oppsigelse, betaling og utlevering. Ikke innfør et nytt avslutningsgebyr eller en binding fordi saken er upraktisk. Uklarheter må avklares konkret, særlig når kunden bestrider grunnlaget.
Del avslutningen i spor
| Spor | Det som må lukkes |
|---|---|
| Fysisk | Riktig sett er utlevert til riktig mottaker |
| Kalender | Fremtidige timer og hentebestillinger er håndtert |
| Avtale | Sluttdato og fremtidig tjeneste er avklart |
| Økonomi | Ubetalte eller feilaktige krav er vurdert |
| Kommunikasjon | Relevante påminnelser er stoppet eller endret |
Et konstruert eksempel: Kunden henter settet i april, men neste sesongs booking og automatisk melding blir stående. Seks måneder senere ser bedriften en uteblivelse som aldri skulle eksistert. En fysisk kvittering alene lukket ikke resten av avtalen.
Bevar utleveringshistorikken
Registrer settidentitet, tidspunkt og nødvendig mottaksbekreftelse. Unngå å overskrive kundehistorikken bare for å frigjøre lagerplassen. Identitet og lagerplass må fortsatt kunne forklare hva dere leverte ut. Ved transport til en annen avdeling eller aktør trenger dere et tydelig flytte- og mottaksspor.
Skill feil krav fra ubetalte krav
Hvis tjenesten er fakturert feil, vurder korrigering. Hvis fakturaen er riktig, men ubetalt, er det en annen oppfølgingsoppgave. ReAIs veiledning om kreditnota forklarer dokumentet, mens deres avtale avgjør hva som faktisk skal korrigeres.
Oppdater også kundepåminnelsene. En avsluttet lagringsavtale skal ikke skjules som «inaktiv» dersom den fortsatt utløser fremtidige handlinger. Kontroller til slutt at ledig plass vises korrekt i kapasitetsgrunnlaget, og at et nytt kundesett ikke får den gamle kundens identitet.