På denne siden
Et systembytte blir fort et spørsmål om import av kunder og varer. Den vanskeligste delen er ofte jobber som allerede er startet, fakturaer som ikke er betalt og deler som venter på retur. Overgangen til nytt verkstedsystem bør beskrive hvordan disse sakene skal fortsette, ikke bare hvordan registeret flyttes.
Lag et kart over opplysningene
Avklar hvilket system som skal eie kundeidentitet, arbeidsordre, varebeholdning, faktura og betaling etter byttet. Ta med regnskapsfører og relevante leverandører i avklaringen. To parallelle kunderegistre kan være nødvendig, men dere trenger en regel for hvordan de holdes sammen.
| Grunnlag | Et spørsmål før flytting |
|---|---|
| Åpne jobber | Skal saken ferdigstilles gammelt eller nytt? |
| Reservasjoner | Følger delene riktig arbeidsordre? |
| Fakturaer | Hvor følges ubetalte krav og kreditnotaer? |
| Historikk | Hvordan finner dere tidligere avtaler og arbeid? |
| Brukere | Hvem får hvilke tilganger fra første dag? |
Se valg av verkstedsystem før dere låser en innføringsdato.
Velg et tydelig skjæringspunkt
Et konstruert forløp: Nye arbeidsordre opprettes i det nye systemet fra mandag, mens ti eldre saker fullføres i det gamle. Det kan være en gjennomførbar overgang hvis økonomi og oppfølging er avklart. Hvis alle saker i stedet importeres som nye uten tidligere leveranse og fakturering, kan dere miste grunnlaget eller opprette salg to ganger.
Parallelldrift skal ha et formål, en sluttdato og klare eiere. Den må ikke bli to konkurrerende produksjonsplaner. Skriv hvor medarbeideren skal registrere arbeid på hver type sak.
Test et lite utvalg fra ende til ende
Ta med normal service, flåtekunde, delretur og kreditnota. Kontroller kunde, beløp, referanser og oppgjør i begge systemer. Sammenlign summer mot sakene, ikke bare antall importerte rader. En vellykket kundelisteimport beviser ikke at en åpen faktura har riktig saldo.
ReAI er relevant når regnskapsprogrammet også inngår i endringen. Bekreft faktisk overføringsmulighet og ansvar før dere lar en fil eller kobling opprette regnskapsposter.
Planlegg hvordan dere stopper ved feil
Bestem hva som må være godkjent før nye fakturaer sendes, hvem som kan sette overgangen på vent og hvordan feil registreres. Sørg for tilgang til nødvendig historikk og en avtalt eksport før gammel tilgang avsluttes.
Bruk tilgangsstyringen og månedsavslutningen som kontrollpunkter. Et systembytte er først operativt når en medarbeider kan finne en gammel sak, utføre en ny jobb og forklare et oppgjør uten å vedlikeholde en skjult ekstra oversikt.