På denne siden
En del kan ligge fysisk på hyllen, være registrert på en arbeidsordre og likevel høre til en retur. Hvis dere bare sammenholder leverandørfaktura og kundens faktura, kan både jobbkostnaden og lageroversikten bli feil.
Bruk én referanse gjennom hendelsene
Bestill med jobbreferanse når delen er til et konkret kjøretøy. Ved lagerpåfyll må formålet være tydelig, slik at alt ikke blir stående på siste åpne jobb. Registrer varenummer, antall og status. Er delen erstattet av et annet varenummer, bør forbindelsen bevares.
| Hendelse | Kontroll |
|---|---|
| Bestilling | Jobb eller lagerpåfyll? |
| Mottak | Riktig del og antall, eller restordre? |
| Uttak | Hvilken jobb bruker delen? |
| Retur | Returgrunn og bekreftet mottak hos leverandør |
| Kreditnota | Sammenheng med opprinnelig kostnad og retur |
Ikke avslutt saken ved retursending
Et konstruert eksempel: To deler til 1 500 kroner stykket bestilles. Én monteres, én returneres. Før kreditnotaen kommer, må returkravet fortsatt kunne følges. Hvis begge delene blir stående som brukt på jobben, ser kunden for dyr ut. Hvis hele leverandørfakturaen fjernes, blir den monterte delen borte fra kostnadsgrunnlaget.
Avtal med regnskapsføreren hvordan åpne returkrav og periodens mottak skal avstemmes. Detaljbehandlingen av lager og periodisering må passe virksomheten og dokumentasjonen; en operativ status alene bestemmer ikke bokføringen.
Påslag og margin er ulike mål
En del med kostnad 800 og salgsinntekt 1 000 har et påslag på 25 prosent av kostnaden, men en bruttomargin på 20 prosent av salgsinntekten. Tallene her er uten eventuell merverdiavgift og før øvrige kostnader. Bruk samme definisjon når dere vurderer leverandørrabatter og kundetilbud.
En ukentlig avviksliste
Se etter returnert uten kreditnota, mottatt uten jobb, negative lagerantall og kundekrediteringer uten tilsvarende fysisk hendelse. Gi hvert avvik en eier. En integrasjon kan overføre feil raskere hvis statusene er uklare; beskriv først hvilken hendelse som skal føre til hvilken post.
Når dere vurderer nytt system, be om å få se akkurat returforløpet, ikke bare vanlig salg. Les månedsavslutningen for hvordan avvikene kan bli en håndterbar leveranse til regnskapsføreren.
For varer dere bruker ofte kan et begrunnet bestillingspunkt redusere venting. Byttedeler med pant trenger i tillegg et separat spor for returvilkår og kreditnota.