På denne siden
Regnskapsføreren ser dokumentene, men ikke nødvendigvis bilen som venter på en del eller returen som ligger ved porten. Verkstedet kjenner hendelsene, men kan være usikkert på hvordan de påvirker perioden. En fast arbeidsdeling gjør begge deler lettere.
Skill leveranse fra avvik
Avtal når fakturagrunnlag og bilag skal være klare, og hvem som følger saker som ikke er avklart. Ettersendte dokumenter bør identifisere perioden og årsaken. Ikke la medarbeidere endre avsluttede opplysninger uten en avtalt korrigeringsrutine.
| Grunnlag | Verkstedet bekrefter | Regnskapsarbeidet avklarer |
|---|---|---|
| Åpne jobber | Status og hva som er levert | Periodisering og dokumentasjon |
| Deler og returer | Fysisk hendelse og jobbtilknytning | Lager, kostnad og åpne kreditnotaer |
| Kundeoppgjør | Faktura, betaling eller uavklart beløp | Avstemming og reskontro |
| Lønn | Godkjent tid, fravær og tillegg | Lønnsbehandling og rapportering |
Tre kontoer i systemet er ikke tre inntekter
Når kunden betaler via en oppgjørsløsning, kan det finnes en faktura, en oppgjørsrapport og en bankinnbetaling. Det er ulike bevis i samme kjede. Et netto bankbeløp kan være redusert av gebyrer eller motregning. Hvis alle tre behandles som selvstendig salg, kan omsetningen bli dobbeltført.
Bruk én oppgjørsperiode som test. Finn bruttobeløp, eventuelle refusjoner, gebyrer og faktisk bankbeløp. Forklar forskjellen før dere prøver å automatisere den. Avvik skal ende i en konkret avklaring, ikke i en rundsum ført for å få banken til å stemme.
Månedsmøtet skal ende i handling
Velg noen få spørsmål: Hvor mye er ferdig men ufakturert? Hvilke kundebeløp er forfalt? Hvilke deler er returnert uten oppgjør? Hvorfor avviker fakturerte timer fra planen? Sammenlign med foregående periode og noter hva som faktisk forklarer endringen.
Hvis dere ønsker hjelp, kan Aiak avklare regnskapsomfang og arbeidsdeling. Bruk ReAI når programmet er en del av valget. Be om en konkret gjennomgang av datagrunnlaget og unntakene; ikke legg til grunn at en ny løsning alene lukker gamle avvik.
Start gjerne med én avsluttet måned. Dere trenger ikke å redesigne hele virksomheten for å finne hvilken opplysning som mangler hver gang.
Bruk dagsoppgjøret til å fange opp betalingsavvik tidlig. Listen over forfalte kundefakturaer bør skille feil grunnlag fra et korrekt krav som ennå ikke er betalt.