På denne siden
En faktura med riktig leverandørnavn kan fortsatt ha feil antall, feil rabatt eller en del som aldri kom. På verkstedet kjenner mottaket hendelsen, mens regnskapsføreren ofte bare ser fakturaen. Leverandørkontroll må derfor føre disse opplysningene sammen før godkjenning.
Bruk tre dokumenter til tre spørsmål
Bestillingen viser hva dere ønsket og eventuelt avtalte. Mottaket viser hva som faktisk ble levert. Fakturaen viser betalingskravet. Ingen av dokumentene alene besvarer alle tre spørsmålene. Knytt dem med ordrenummer og eventuell jobbreferanse.
I et konstruert eksempel bestilles to deler til 900 kroner hver. Én leveres nå, den andre er restnotert, mens fakturaen omfatter begge. Avklar om faktureringen er riktig etter avtalen, og registrer avviket. Ikke marker et fullt fysisk mottak bare for at systemet skal godta fakturaen.
Gi prisavvik en forklaring
| Avvik | Underlag som bør undersøkes |
|---|---|
| Pris ulik bestilling | Avtalt pris, rabatt og eventuell varslet endring |
| Uventet frakt | Leveringsvilkår og samlet ordre |
| Annet varenummer | Erstatningsdel, enhet og faktisk mottak |
| Retur fortsatt belastet | Returbevis og forventet kreditnota |
En kostnad kan være reell selv om dere ikke hadde regnet med den. Kontrollen skal avgjøre hva som må avklares, ikke bare avvise alt som avviker fra kalkylen. Oppdater senere prisgrunnlag når en bekreftet kostnad er relevant for nye oppdrag.
Del oppgavene så feil kan oppdages
Den som bekrefter fysisk mottak trenger ikke være den som frigir betalingen. I en liten bedrift kan eieren gjennomgå et utvalg eller beløp over en avtalt intern grense. Grensen er en intern kontrollregel og bør passe risikoen; den er ikke et offentlig krav hentet fra denne guiden.
Unngå at endringer i leverandørens betalingsopplysninger godkjennes utelukkende ut fra samme e-post som ba om endringen. Bekreft opplysningen gjennom en kjent kontaktmåte før betaling. Bevar en kort dokumentasjon av avklaringen.
Koble kontrollen tilbake til jobben
Kostnadsavvik bør kunne forklares i jobbkostnaden for deler. Åpne returer hører hjemme i en egen oppfølging, og byttedeler med pant trenger et eget spor. Avstem uløste saker i månedsavslutningen.
Aiak kan avklare arbeidsdelingen mellom vareflyt og regnskap. Automatisering blir først nyttig når systemet har en tydelig regel for hvilke avvik som skal stoppe og hvem som skal behandle dem.