På denne siden
En lånebil kan redde kundens hverdag og samtidig skape en ny flaskehals. Hvis nøkkelen leveres ut uten en returplan, vet ikke mottaket hvilken bil som faktisk er tilgjengelig for neste kunde. Lånebilrutinen bør derfor styre en egen ressurs, ikke bare være en merknad på reparasjonen.
Avklar avtalen før utlevering
Noter kjøretøy, fører eller ansvarlig avtalepart, utleveringstid, forventet retur og avtalte prisvilkår. Gjør vilkårene forståelige, og avklar hvordan drivstoff, lading, skader og eventuell forlengelse skal håndteres. Forsikringsdekning og bruksbegrensninger må bekreftes mot den faktiske avtalen. En signatur på et eget skjema gjør ikke en uklar forsikringsforutsetning riktig.
Knytt referansen til arbeidsordren. Dersom reparasjonen går gjennom en tredjepart, må dere avklare hvem som bestiller og betaler lånebilbruken. Ikke legg automatisk en uklar kostnad på bileieren.
Planlegg retur som en hendelse
Et konstruert eksempel: Tre lånebiler er normalt ute i to dager per oppdrag. To kunder beholder bilene én dag ekstra etter at egne biler er klare. Det binder to bildager, selv om verkstedets tekniske produksjon er ferdig. En ekstra lånebil kan være mindre treffsikkert enn bedre varsling og avtalt retur.
Se derfor på tre datoer: verkstedjobb ferdig, kunde varslet og lånebil tilbake. Sammenhengen med ferdigmelding og henting blir synlig når disse datoene ikke blandes.
Bruk en kort retursjekk
| Ved retur | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Dato, tid og kilometerstand | Avklar brukens faktiske omfang |
| Avtalt energinivå | Følg samme kriterium som ved utlevering |
| Tilstand og nye merknader | Skill eksisterende forhold fra det som må undersøkes |
| Nøkler og utstyr | Gjør bilen reelt klar for neste kunde |
En bil som står på parkeringsplassen er ikke nødvendigvis klar for utlevering. Planlegg kontroll og klargjøring mellom avtalene. Begrens personopplysninger til det dere faktisk trenger, og oppbevar dokumentasjonen med avklarte tilganger.
Vurder kostnaden som kapasitet
Ta med finansiering eller leie, forsikring, vedlikehold, klargjøring og administrasjon når ordningen vurderes. Sammenlign kostnad per tilgjengelig og per brukt bildag; de svarer på forskjellige spørsmål. Se også kapasitetsplanen.
Aiak kan hjelpe med økonomigrunnlaget. Verkstedet må fortsatt eie avtalen, forsikringsavklaringen og den praktiske utleveringen. En tydelig ressursplan er et bedre utgangspunkt for systemvalg enn å starte med behovet for enda en kalender.