På denne siden
Kunden har fått faktura for en returnert del, en rabatt mangler eller feil firma står som mottaker. Sakene kan kreve en kreditnota, men oppfølgingen er ikke identisk. Fakturakorrigering på verksted må bevare sammenhengen mellom opprinnelig krav, endringen og det som fortsatt skal betales.
Start med årsaken
Skill prisendring etter avtale fra registreringsfeil og endret leveranse. Finn opprinnelig faktura, arbeidsordre og dokumentasjonen for korrigeringen. Ikke slett leveransen fra arbeidsordren bare for å få et nytt beløp til å stemme; da kan dere miste grunnlaget for å forklare hva som skjedde.
Et konstruert eksempel: En faktura på 8 000 kroner inneholder en del til 1 200 som ikke ble brukt. Dersom kunden allerede har betalt hele fakturaen, må dere både korrigere kravet og avklare oppgjøret av de 1 200. En kreditnota alene beviser ikke at pengene er refundert. Har kunden betalt 6 800, kan behandlingen bli en avstemming av faktura, kreditnota og betaling i stedet.
Kontroller hele kjeden
| Del av saken | Hva som skal kunne forklares |
|---|---|
| Opprinnelig faktura | Hvilket krav kunden fikk |
| Kreditnota | Hvilken del som korrigeres og hvorfor |
| Eventuell ny faktura | Hvilket riktig krav som nå gjelder |
| Betaling eller refusjon | Hvordan kundens faktiske saldo blir riktig |
Ved feil juridisk mottaker må dere avklare korrekt framgangsmåte for den opprinnelige fakturaen og nytt krav. En redigering av kundekortet alene endrer ikke nødvendigvis dokumentasjonen som allerede er sendt.
Se også på jobbkostnaden
Hvis en del tas bort fra kundens faktura, må den fysiske statusen fortsatt være riktig. Den kan være på lager, returnert til leverandør eller tapt. Se reservedeler og retur. En kundeprisendring og en leverandørkreditnota er ikke samme hendelse og trenger ikke ha samme beløp.
Korrigeringer for flåtekunder må bevare bil- og ordreferanser. Bruk flåtefaktureringen når flere jobber inngår i samme kundeavtale.
Gi oppfølgingen en eier
Bestem hvem som godkjenner endringen, hvem som sender dokumentet og hvem som kontrollerer kundesaldoen. Be om forklaring når samme feil gjentas, men unngå at medarbeidere venter med en nødvendig korrigering fordi statistikken skal se bedre ut.
ReAIs veiledning for kreditnota peker videre til korrigering i programmet. Avslutt saken med avstemt saldo og et forståelig svar til kunden, og ta uavklarte poster inn i månedsavslutningen.