På denne siden
En verkstedjobb kan berøre kunde, forsikringsselskap, garantigiver og leverandør. At noen har meldt en sak betyr ikke nødvendigvis at hele beløpet er godkjent. Tredjepartsoppgjør trenger derfor en tydelig fordeling mellom levert arbeid, godkjent krav og mottatt betaling.
Lag én samlet sak med flere økonomiske spor
Bevar kundens bestilling og de enkelte godkjenningene. Registrer hvilket arbeid en tredjepart har akseptert, prisgrunnlaget, dokumentasjonskrav og eventuelle begrensninger. Hvis omfanget endrer seg, må dere vite hvem som kan godkjenne endringen og om kunden skal kontaktes på nytt.
Et konstruert eksempel: En avtalt leveranse på 12 000 kroner skal etter bekreftet oppgjørsfordeling dekkes med 9 000 fra tredjepart og 3 000 fra kunden. De to forventede betalingene er ikke to salg på 12 000. Hvordan fakturaer og regnskap skal settes opp må følge avtalen og den faktiske behandlingen, inkludert eventuell avgift. Noter fordelingen før fakturering.
Skill tre typer uavklarte beløp
| Status | Hva som gjenstår |
|---|---|
| Ikke godkjent | Grunnlag, omfang eller ansvar må avklares |
| Godkjent, ikke fakturert | Korrekt krav må opprettes og sendes |
| Fakturert, ikke betalt | Oppgjør eller innsigelse må følges opp |
Disse statusene bør ikke samles som «utestående forsikring». De gir ulike prioriteringer i månedsavslutningen og ulikt grunnlag for forventet likviditet.
Bevar teknisk og kommersiell dokumentasjon
Den faglige dokumentasjonen må vise det arbeidet krever. Den økonomiske bør vise avtale, godkjenning, pris og krav. Ikke la en økonomimedarbeider bekrefte et teknisk forhold ved å fylle inn en manglende kode for å få kravet sendt.
Bruk gjenbesøksrutinen når saken gjelder tidligere arbeid. Et mulig leverandørkrav må kunne følges uten at det blandes med kundens rettigheter eller avtalte betaling.
Kontroller avkorting og restbeløp
Når et oppgjør blir lavere enn forventet, finn årsaken før restbeløpet flyttes til kunden eller føres bort. Avkorting kan skyldes dokumentasjon, avtalt pris eller uenighet om omfang. Det er ikke automatisk en ny fordring på bileieren.
Les forfalte kundefakturaer og kreditnota. Aiak kan hjelpe med regnskapsbehandlingen når fordelingen er kjent. Første leveranse fra verkstedet bør være en saksliste som forklarer hvilke beløp som er avtalt, godkjent, sendt og betalt.