På denne siden
En liste over forfalte fakturaer viser hvilke krav som trenger oppfølging, men ikke hvorfor de er åpne. Kunden kan ha betalt med feil referanse, vente på en kreditnota eller være uenig i en leveranse. Betalingsoppfølging på verksted blir bedre når dette skilles før neste melding sendes.
Kontroller saldoen først
Finn opprinnelig faktura, leveringsstatus, eventuelle betalinger og korrigeringer. En innbetaling uten kjent referanse kan kreve avstemming. Et forventet tredjepartsoppgjør kan høre til et annet krav. Ikke kontakt kunden med et beløp dere ikke selv kan forklare.
Et konstruert eksempel: Fakturaen er 10 000 kroner. Kunden har betalt 8 000, og en avtalt kreditnota på 2 000 er opprettet, men ikke koblet riktig. En rapport kan fortsatt vise et utestående beløp hvis sammenhengen ikke er behandlet. Ny betalingspåminnelse løser ikke denne feilen.
Del oppfølgingen etter årsak
| Årsak | En relevant første handling |
|---|---|
| Feil mottaker eller referanse | Avklar fakturagrunnlaget og riktig korrigering |
| Dokumentasjon mangler | Finn avtale eller arbeidsordrespesifikasjon |
| Betaling kan være mottatt | Avstem bank og kundesaldo |
| Arbeidet er omstridt | Avklar innsigelsen og faktisk leveranse |
| Ingen kjent forklaring | Kontakt kunden om det konkrete kravet |
Se kreditnota på verksted og flåtefakturering for vanlige årsaker til at et ellers reelt salg ikke blir betalt som planlagt.
Bruk alder og beløp sammen
En gammel, liten differanse og en ny, stor ubetalt faktura kan kreve ulike prioriteringer. Behold en avtalt oppfølgingsdato og hvem som undersøker saken. Dersom en medarbeider lover å ringe kunden, bør en annen ikke samtidig sende en standardmelding uten å se den avtalen.
Formelle steg som purring og inkasso har egne vilkår. Denne rutinen fastsetter ikke gebyr, rente eller frist. Bruk en oppdatert faglig kontroll før slike steg, særlig ved innsigelser. ReAIs veiledning om betalingspåminnelse og inkasso er et relevant utgangspunkt for arbeidet i programmet.
Finn feilen som gjentar seg
Følg antall og verdi av saker med samme årsak. Hvis fakturaer stadig stoppes av feil mottaker, flytt kontrollen til kundemottaket. Hvis krav blir sendt lenge etter at bilen er hentet, undersøk avslutningen av arbeidsordren.
Lever en forklarbar avviksliste til månedsavslutningen. Målet er riktig saldo og riktig handling, ikke bare færre rader i rapporten. Et uavklart beløp blir ikke borte fordi det flyttes til en samlekonto.