På denne siden
Kunden får en melding om at bilen er ferdig, kommer etter jobb og møter en mottaker som mangler både forklaring og faktura. Reparasjonen kan være godt utført, men overleveringen gir likevel merarbeid. Ferdigmelding er en overgang mellom fag, kundedialog og oppgjør, og bør ha et tydelig innhold.
Tre avklaringer før meldingen sendes
Teknisk ansvarlig bekrefter det faglige arbeidet og eventuelle forhold som skal forklares. Fakturaansvarlig kontrollerer bestilling, endringer, timer og deler. Kundemottaket bekrefter når og hvordan bilen kan hentes. Disse oppgavene kan utføres av samme person, men de er fortsatt forskjellige kontroller.
Bruk arbeidsordre til faktura som dokumentasjon. Et utfylt økonomifelt erstatter ikke teknisk sluttkontroll, og en teknisk klar bil betyr ikke at alle fakturalinjene er gjennomgått.
Gi kunden en forståelig beskjed
Meldingen bør angi hvilken jobb som er avsluttet, avtalt beløp eller hvordan oppgjøret avklares, og tidspunkt for henting. Opplys hvordan kunden får nødvendig dokumentasjon. Hvis noe fortsatt ikke er ferdig eller må følges opp, må det fremgå tydelig; ordet «ferdig» skal ikke skjule en uavklart del av avtalen.
Et konstruert eksempel: Kunden har godkjent en ekstra del, men beløpet ble aldri registrert i fakturagrunnlaget. Kontrollen fanger mangelen før ferdigmelding. Da kan mottaket avklare dokumentasjonen i stedet for å diskutere en overraskelse ved disken. Koble derfor kontrollen til avtalt tilleggsarbeid.
Lag et eget spor for avvik
| Avvik ved avslutning | Neste handling |
|---|---|
| Betaler er uklar | Bekreft fakturamottaker med ansvarlig part |
| En del gjenstår | Beskriv hva som er levert og ny avtale |
| Lånebil er ute | Avklar retur samtidig med henting |
| Kunden kommer utenom åpningstid | Avtal en faktisk tilgjengelig overleveringsmåte |
Ikke legg kundedata, nøkkelplassering eller andre sensitive detaljer i en generell SMS-mal. Tilpass meldingen til kanalen og det mottakeren trenger. Se lånebilrutinen når overleveringen omfatter to biler.
Følg forsinkelsen etter ferdigstillelse
Registrer når jobben blir teknisk klar, når kunden varsles og når fakturaen er klar eller sendt. Et gjennomsnitt alene kan skjule noen få svært gamle saker. Se hvilke årsaker som går igjen, og flytt kontrollen tidligere i forløpet dersom den samme opplysningen stadig mangler.
ReAIs fakturaveiledning er relevant for fakturadelen. Overleveringen blir likevel først god når mottaket kan forklare avtalen og dokumentasjonen uten å hente hele historien muntlig fra verkstedgulvet.