På denne siden
Flåtekunden har mange kjøretøy, flere bestillere og én sentral økonomiavdeling. Føreren som leverer bilen er ikke nødvendigvis personen som kan bestille ekstraarbeid eller godkjenne en faktura. Fakturering av flåtekunder starter derfor med avtalepart og referanser ved mottaket.
Avklar hvem som gjør hva
Knytt juridisk kunde, kontaktperson, kjøretøy og eventuell innkjøpsreferanse til jobben. Noter hvordan arbeid bestilles, hvem som kan godkjenne endringer og hvordan dokumentasjon skal leveres. Sjekk avtalen når et leasingselskap, en arbeidsgiver og en fører alle er involvert.
Et konstruert eksempel: En bedrift har fem biler på service samme måned. Fire jobber har riktig bestillingsreferanse, mens én mangler godkjenning. Hvis alt samles i én faktura, kan den uavklarte saken forsinke oppgjøret for hele leveransen. Avklar om den aktuelle avtalen tillater at avklart arbeid faktureres separat, framfor å la alle jobber vente uten en beslutning.
Bruk en fakturaprofil som kan kontrolleres
| Opplysning | Når den bør kontrolleres |
|---|---|
| Juridisk mottaker | Ved opprettelse av kunde og endret avtale |
| Bestillingsreferanse | Før arbeidet starter |
| Kjøretøyidentitet | På arbeidsordre og fakturagrunnlag |
| Avtalt pris eller rabatt | Når oppdraget bekreftes |
| Vedlegg og spesifikasjon | Før fakturaen sendes |
Ikke kopier forrige bils referanse ukritisk. En teknisk gyldig elektronisk faktura kan fortsatt mangle informasjon kunden trenger for sin interne behandling.
Hold samlefakturaen etterprøvbar
Vis hvilke jobber og perioder beløpet gjelder. Kunden bør kunne følge en linje tilbake til riktig arbeidsordre uten å ringe om hele historien. Dersom avtalen har rabatter eller faste priser, bør beregningen kunne forklares per relevant leveranse.
Se arbeidsordre til faktura og kreditnota ved feil. En senere korrigering skal ikke gjøre en annen bils kostnad uforståelig.
Følg avvisningsårsaken til den er løst
Del avvik i manglende referanse, feil mottaker, omstridt arbeid og teknisk levering. Det krever forskjellige handlinger. Følg deretter forfalte kundebeløp med samme avtalereferanse.
ReAIs veiledning for samlefakturering viser hvordan et kontrollert grunnlag blir en faktura. Muligheten for overføring fra et bransjesystem må testes særskilt. Ta med en jobb med endring og en kreditnota i demonstrasjonen; en enkel faktura uten avvik viser ikke om hele flåteavtalen blir håndtert riktig.