På denne siden
Kunden betaler i kundemottaket, en oppgjørsrapport kommer senere og banken viser et netto beløp. Alle tre hendelsene er relevante, men de er ikke tre inntekter. Dagsoppgjør på verksted trenger en klar forbindelse mellom salgsdokument, betalingsmåte og faktisk innbetaling.
Finn hvor salget oppstår
Kartlegg om kunden får en faktura, et kassasalg eller et annet korrekt salgsgrunnlag. Dersom en allerede opprettet faktura betales ved disken, må betalingsregistreringen ikke opprette et nytt salg av samme jobb. Test akkurat dette i systemet dere bruker.
Et konstruert oppgjør viser 25 000 kroner i betalinger, 1 000 i refusjoner og 300 i gebyrer. Det forventede netto bankbeløpet blir da 23 700, forutsatt at alt gjelder samme oppgjørsperiode og ingen andre trekk inngår. En bankinnbetaling på 23 700 sier ikke alene hva omsetningen eller avgiftsgrunnlaget var.
Bruk en avstemmingskjede
| Ledd | Det som skal kontrolleres |
|---|---|
| Salg | Jobb, dokumentnummer, beløp og prisgrunnlag |
| Betaling | Hvilket salg eller krav betalingen gjelder |
| Oppgjør | Brutto, refusjoner, gebyrer og periode |
| Bank | Faktisk beløp og dato |
Avklar hva som er en normal tidsforskjell og hva som er et uforklart avvik. Ikke bokfør en tilfeldig differanse som gebyr bare fordi bankbeløpet da stemmer.
Skill refusjon fra kreditering
En tilbakebetaling på terminalen kan ha behov for korrigering av salgsdokumentet. En kreditnota kan på sin side være opprettet uten at en refusjon faktisk er sendt. Bruk kreditnotarutinen til å følge begge deler. Begrens hvem som kan gjennomføre refusjoner, og avklar hvordan en annen person kontrollerer grunnlaget.
Når kunden har en delvis betaling eller en annen betaler, se forfalte kundefakturaer før dere oppretter et nytt krav. Et innbetalt beløp kan ellers havne både i kassen og som en åpen fordring.
Gjør kontrollen liten og fast
Velg en rutine for avslutning av salgsdagen, oppfølging av avvik og levering til regnskapsføreren. Dokumentasjonen må passe faktisk salgsform og gjeldende regler. Ikke anta at en kortterminal alene dekker alle krav til registrering og dokumentasjon av salget.
Aiaks kassasystemhjelp er relevant for denne kjeden. Ta med et normalt oppgjør og et med refusjon i gjennomgangen. Knytt resultatet til månedsavslutningen slik at den daglige kontrollen faktisk reduserer letingen senere.