På denne siden
Ved kjøp av en byttedel kan oppgjøret avhenge av at den gamle enheten returneres og godtas. Da er det ikke nok å dokumentere at den nye delen er montert. Byttedeler med pant har en økonomisk hendelse til som må følges, ofte av en annen person enn den som utfører jobben.
Opprett retursporet ved bestilling
Noter hvilken gammel enhet som skal tilbake, hvilke vilkår leverandøren har, og hvordan returen identifiseres. Frist, emballasje, tilstand og referanse må kontrolleres mot den aktuelle leverandøravtalen. Ikke bruk vilkårene fra forrige leverandør som standard.
Et konstruert eksempel: Leverandøren krever 4 000 kroner for delen og 1 500 i et separat returavhengig beløp. Den gamle enheten sendes, men mottaket er ikke bekreftet. Hvis jobbkalkylen straks bruker 4 000 som endelig kostnad, skjuler den risikoen for at de 1 500 ikke kommer tilbake. Samtidig er ikke hele beløpet nødvendigvis en varig varekostnad. Regnskapsbehandlingen må avklares med dokumentasjonen.
Gjør den fysiske enheten sporbar
| Hendelse | Spor som bør bevares |
|---|---|
| Ny del mottatt | Ordre, delreferanse og arbeidsordre |
| Gammel del tatt ut | Hvilken jobb og identitet returen gjelder |
| Sendt til leverandør | Forsendelse og returreferanse |
| Behandlet av leverandør | Godtatt, avvist eller delvis oppgjort |
| Kreditert | Kreditnota eller annet avtalt oppgjør |
Unngå å legge flere gamle enheter i en umerket felleskasse. En retursending som ikke kan kobles til riktig faktura kan være vanskelig å få gjort opp, selv om riktig del fysisk er sendt.
Skill returen fra kundens pris
Leverandørens panteordning avgjør ikke automatisk hva kunden skal betale. Kundens avtale kan ha et annet prisgrunnlag og må forklares separat. Dersom kunden skal levere eller beholde en gammel enhet, må dette være avklart før dere lover et bestemt oppgjør.
Se kundeleverte deler og reservedeler og retur for nærliggende situasjoner der en fysisk del og en faktura ikke forteller hele historien.
Kontroller de åpne beløpene
Sorter listen etter alder, frist og uavklart verdi. En sendt retur er fortsatt åpen dersom det gjenstår godkjenning eller oppgjør. Bruk leverandørfakturakontrollen til å sammenholde kravene.
Aiaks lager- og logistikkhjelp er relevant når retursporet skal avstemmes mot regnskapet. Verkstedets leveranse er da en konkret liste over enheter, dokumentasjon og status, ikke bare en forventet rundsum som ingen kan forklare.