På denne siden
«Time klokken åtte» kan bety at kunden leverer bilen, at mekanikeren starter eller at bilen skal være ferdig. Hvis mottaket og kunden mener forskjellige ting, blir et ellers normalt oppdrag en skuffelse. Verkstedbooking må derfor beskrive mer enn én kalenderhendelse.
Bruk tre tidspunkter
Skill avtalt levering, planlagt arbeid og forventet ferdigstillelse. Det første er ofte et konkret møte med kunden. Det andre avhenger av bemanning og plass. Det tredje påvirkes også av deler, tekniske funn og kundens beslutning. Merk en forventning som en forventning, og bestem når kunden får en oppdatering dersom den endres.
I et konstruert eksempel trenger en jobb to arbeidstimer. Kunden leverer mandag, men en bestilt del ventes tirsdag. En kalender som bare setter av to timer mandag skjuler at bilen beslaglegger oppstillingsplass over natten. Planen må vise både mekanikertid og ventestatus. Les også digitalt kundemottak.
Legg usikkerheten der den oppstår
| Usikkerhet | Avklaring før endelig løfte |
|---|---|
| Ukjent feil | Hvilken feilsøking er avtalt? |
| Del ikke bekreftet | Hvem følger leveransen og varsler kunden? |
| Ekstraarbeid mulig | Når kan beslutningspersonen nås? |
| Lånebil nødvendig | Er den faktisk reservert i samme periode? |
En generell buffer på alle jobber kan gjøre kalenderen lite nyttig. Se heller på hvilke oppdrag som ofte endrer seg og hvorfor. En standardservice med tilgjengelige deler trenger et annet planleggingsgrunnlag enn en periodisk feil som ennå ikke er gjenskapt.
Velg et tydelig tidspunkt for oppdatering
Avtal hvem som ringer når en plan sprekker. Meldingen bør forklare det som er kjent, hva som mangler og når dere følger opp igjen. «Vi jobber med saken» hjelper lite dersom bilen bare venter på en prisgodkjenning. Kundemottaket trenger denne statusen uten å avbryte mekanikeren hver gang.
Et godt kontrollmål er antall leveringsløfter som måtte endres etter bekreftelse, fordelt på årsak. Telleverket skal brukes til bedre planlegging, ikke til å skjule problemer eller la være å gi kunden informasjon. Se kapasitetsplan for verkstedet når kalenderen ikke viser de faktiske flaskehalsene.
Fra ferdig bil til avsluttet jobb
En bil som er teknisk klar kan fortsatt mangle dokumentasjon eller betalingsavklaring. Gjør derfor ferdigmelding og henting til en del av leveringsplanen. Hvis tiden fra ferdigmelding til faktura stadig øker, bør økonomiflyten gjennomgås separat. Aiak kan bidra til å avklare dette grunnlaget, mens verkstedet fortsatt eier den faglige produksjonsplanen.