På denne siden
Feilsøking kan være en verdifull leveranse selv om verkstedet ikke reparerer bilen samme dag. Problemet oppstår når kunden tror betalingen gjelder en bestemt reparasjon, mens verkstedet mener den gjelder tiden som brukes på å finne årsaken. En god avtale beskriver undersøkelsen, resultatet og veien videre.
Gjør oppdraget konkret
Oppgi hvilke symptomer kunden har beskrevet, hva dere i første omgang skal undersøke og hvordan prisen beregnes. Forklar hva som skjer hvis feilen ikke lar seg gjenskape innen avtalt omfang. Et åpent «vi ser på den» er vanskelig å bruke både i kundedialog og på fakturaen.
Et konstruert eksempel: Kunden godkjenner inntil en avtalt tidsramme for første feilsøking. Dere gjennomfører kontrollene, men trenger en ny undersøkelse for å skille mellom to mulige årsaker. Da bør statusen være «første undersøkelse gjennomført, videre omfang må avklares», ikke en stille forlengelse. Se tilleggsarbeid og prisgrunnlag.
Lever noe en annen kan forstå
Et nyttig undersøkelsesnotat trenger ikke være langt. Det bør vise kundens symptom, relevante undersøkelser, hva dere fant og hva dere fortsatt ikke kan konkludere med. Skill observasjon fra antatt årsak. Ikke presenter en mulig del som en bekreftet reparasjon bare fordi den er priset hos leverandøren.
| Del av notatet | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Symptom | Er dette kundens beskrivelse eller noe dere selv gjenskapte? |
| Undersøkelse | Hva ble faktisk gjort innenfor omfanget? |
| Funn | Hva støttes av kontrollen? |
| Neste steg | Hva må kunden beslutte før mer arbeid? |
Denne dokumentasjonen gjør også jobben mindre personavhengig. Kundemottaket kan forklare status uten å gjette, og en kollega kan fortsette saken uten å begynne helt på nytt.
Følg opp tid som ikke kan faktureres som forventet
Undersøk hvorfor registrert feilsøkingstid avviker fra avtalt grunnlag. Det kan skyldes en mangelfull bestilling, opplæring, at et symptom forsvant eller en intern feil. Disse årsakene bør ikke samles i én restkategori. Faktureringen må følge avtalen; intern tidsbruk gjør ikke automatisk et ekstra beløp avtalt med kunden.
Koble undersøkelsen til arbeidsordren og tidsregistreringen. Når dere vurderer prisgrunnlaget over tid, bruk timepris og fakturerbare timer.
For selve fakturalinjene er ReAIs veiledning et praktisk neste steg. En tydelig beskrivelse av undersøkelsen er mer nyttig enn en generell linje som bare heter «verksted».