På denne siden
En arbeidsordre er ikke ferdig bare fordi bilen kan hentes. Dere trenger et grunnlag for hva som er levert, hva kunden har godkjent og hvem som skal betale. Hvis denne informasjonen bare finnes i hodet på mottakeren, får regnskapsføreren en oppryddingsjobb i stedet for et salgsgrunnlag.
Registrer før nøkkelen går videre
Gi jobben en entydig referanse. Knytt kunden som har bestilt, registreringsnummer eller annen kjøretøyidentitet, kontaktperson og avtalt omfang til den. Eieren, den som bestiller og betaleren kan være forskjellige. Avklar fakturamottaker tidlig ved flåtekunder, garanti eller forsikringssaker.
| Hendelse | Opplysning som skal følge jobben | Hvem avklarer? |
|---|---|---|
| Bestilling | Omfang, prisgrunnlag og kontakt | Kundemottak |
| Endring | Hva som er foreslått og godkjent | Ansvarlig for kundedialog |
| Utførelse | Timer, deler og forklaring på avvik | Utførende og jobbleder |
| Fakturaklar | Kontrollert mottaker og komplett grunnlag | Fakturaansvarlig |
Ikke la «venter på kunde» og «venter på del» være samme status. Den ene krever en beslutning, den andre en leveranse. En kort årsak og neste oppfølgingsdato er mer nyttig enn en lang fritekst som ingen leser.
Test med en jobb som endret seg
Et konstruert eksempel: En service starter med to planlagte timer. Kunden godkjenner én ekstra time og en del. Delen blir senere returnert fordi den ikke trengs. Fakturagrunnlaget må vise de tre leverte timene og fjerne den returnerte delen. En leverandørfaktura er ikke bevis for at kunden skal belastes delen.
Gå gjennom eksemplet i systemet før dere etablerer en ny rutine. Kontroller at både retur og endring kommer fram uten at noen lager en separat, ukontrollert liste. Se også reservedeler og jobbkostnad.
Gjør sluttkontrollen liten nok til å bli brukt
Fakturaansvarlig bør kontrollere mottaker, avtalt arbeid, godkjente endringer og vedlegg som kunden trenger. Teknisk utførelse og økonomisk kontroll må ha tydelige ansvarlige. En fakturagodkjenning skal ikke bli en skjult teknisk sluttkontroll.
Lag en ukentlig oversikt over jobber som er ferdige, men ikke fakturaklare. Oppgi én årsak og én eier per jobb. Hvis samme mangel går igjen, flytt registreringen til stedet der opplysningen oppstår. ReAI kan vurderes for regnskapsdelen; dataflyten fra verkstedsystemet må testes med deres egne avvik før en integrasjon avtales.
Når bestillinger kommer på nett, bør kundemottaket gi samme grunnlag som telefonen. For større avtaler trenger dere også en egen rutine for flåtekundens referanser.