Betalt feilsøking på verksted: avtal leveransen før dere leter
Beskriv hva feilsøkingen omfatter, hva kunden skal få tilbake og hvordan videre arbeid blir en ny beslutning.
Les guiden →Jobben til oppgjøret
Bilverksted: regnskap, systemer og lønnsom drift
Praktiske guider for verkstedeiere som vil knytte arbeidsordre, timer og deler til fakturering, avstemming og et nyttig regnskap.
Avklar behovet i bedriften ↗Et fullt verksted kan fortsatt ha svak likviditet. Biler venter på deler, ferdige jobber mangler godkjenning, og fakturagrunnlaget blir liggende hos den som kjenner saken. Start med hvor en jobb stopper mellom bestilling og betaling. Et nytt program er først nyttig når dere vet hvilket problem det skal løse.
Velg etter flaskehalsen
| Det du opplever | Begynn med | Hva dere skal kunne se etterpå |
|---|---|---|
| Mange jobber er ferdige, men ikke fakturert | Arbeidsordre og fakturagrunnlag | Hvem som mangler hvilken opplysning |
| Omsetningen er høy, men resultatet svakt | Timepris og fakturerbare timer | Om kapasitet og pris dekker kostnadene |
| Kunden blir overrasket over beløpet | Tilleggsarbeid og godkjenning | En sporbar endring i oppdraget |
| Deler forsvinner mellom jobb og lager | Reservedeler og retur | Hvilken jobb som faktisk brukte delen |
| Regnskapsføreren må spørre om alt | Månedsavslutning | En fast arbeidsdeling og avviksliste |
Verkstedsystem og regnskap har forskjellige oppgaver
Arbeidsordren bør beskrive kjøretøy, arbeid, timer, deler og avtalte endringer. Regnskapet skal følge dokumenterte salg, kostnader og betalinger. Kunderegisteret kan finnes flere steder, men det må være klart hvilken identitet som brukes når en faktura skal sendes og betales.
Be leverandøren vise en faktisk eksempeljobb fra opprettelse til kreditnota. Test delretur, rabatt og betaling fra en annen part enn bileieren. En demonstrasjon med én perfekt faktura viser lite om avvikene dere bruker tid på. En mulig integrasjon må avklares konkret; Filj legger ikke til grunn at et bestemt verkstedsystem allerede er koblet til ReAI.
ReAI er relevant når dere vurderer regnskapsprogram. Aiak er relevant når dere vil avtale hjelp med regnskapet. Ta gjerne utgangspunkt i én anonymisert arbeidsflyt i første samtale. Første kontaktskjema trenger bare bedriftens opplysninger og en kort beskrivelse, ikke kundedata eller filer.
Følg et lite sett med mål
Se på ferdige ikke-fakturerte jobber, dager fra ferdigstillelse til faktura, delekostnad på avvik og fakturerte timer mot tilgjengelig tid. Skill garantitid, internarbeid og kundearbeid. Målene skal forklare driften, ikke gi mekanikeren skylden for venting som skyldes planlegging eller manglende deler.
Gå videre med en konkret oppgave
Guider for bilverksted
Kundemottak og avtaler
Digitalt kundemottak på verksted: få riktig jobb inn i kalenderen
Avklar symptom, kjøretøy, kontaktperson og neste beslutning før en nettbestilling blir en lovet reparasjon.
Les guiden →Ferdigmelding på verksted: gjør bilen klar for henting og oppgjør
Avklar hva som må være teknisk, dokumentmessig og økonomisk klart før kunden får beskjed om å hente bilen.
Les guiden →Lånebil på verksted: styr avtalen og tilgjengeligheten
Knytt lånebilen til arbeidsordren, avklar bruk og retur, og se kostnaden ved biler som blir stående hos kunden.
Les guiden →Tilleggsarbeid på verksted: dokumenter før fakturering
Skill fastpris, prisoverslag og godkjent tilleggsarbeid, og bygg kundens beslutning inn i arbeidsordren.
Les guiden →Verkstedbooking: lov en leveringstid dere kan følge opp
Planlegg levering, arbeidstid og ferdigstillelse hver for seg, med tydelige avhengigheter til deler og kundebeslutninger.
Les guiden →Produksjon og kapasitet
Fastpris på verkstedservice: regn på innhold, tid og avvik
Lag servicepakker med tydelig omfang og et kostnadsgrunnlag som skiller normale variasjoner fra nytt arbeid.
Les guiden →Gjenbesøk etter verkstedreparasjon: skill reklamasjon, garanti og ny jobb
Undersøk årsaken til gjenbesøket før kostnaden klassifiseres. Bevar forbindelsen til opprinnelig arbeidsordre.
Les guiden →Kapasitetsplan for verksted: planlegg mer enn mekanikertimer
Finn om bemanning, løftebukk, diagnoseutstyr eller ventende biler er den faktiske begrensningen i ukeplanen.
Les guiden →Tidsregistrering for mekanikere: skill arbeid, venting og fakturagrunnlag
Få nyttige tidsdata uten at registreringen blir en ekstra jobb. Skill faktisk tidsbruk fra normtid og avtalt fakturering.
Les guiden →Timepris på verksted: skill betalte og fakturerbare timer
Beregn hva timeprisen må dekke og undersøk kapasitet før du bruker en konkurrentpris som fasit.
Les guiden →Ventende verkstedjobber: få biler og beslutninger ut av køen
Gjør venting på deler, kundesvar og dokumentasjon til forskjellige køer med eiere og oppfølgingsdatoer.
Les guiden →Deler og innkjøp
Bestillingspunkt for reservedeler: mindre venting uten unødvendig lager
Bruk faktisk forbruk, leveringstid og konsekvens ved mangel til å velge hvilke deler som bør ligge på hyllen.
Les guiden →Byttedeler og pant: følg returkravet helt til kreditnota
Knytt byttedel, gammel enhet, returfrist og leverandøroppgjør til samme jobb uten å skjule kostnaden i en generell delpris.
Les guiden →Kontroll av leverandørfaktura på verksted: sammenhold ordre og mottak
Fang opp prisavvik, feil antall, frakt og manglende kreditnota før leverandørfakturaen blir godkjent.
Les guiden →Kunden har med egne deler: avklar verkstedets oppdrag før oppstart
Beskriv hva verkstedet skal levere, kontroller delens identitet og håndter risikoen for avbrutt arbeid på en forståelig måte.
Les guiden →Lageropptelling på verksted: tell deler uten å miste jobbtilknytningen
Forbered telling med klare lagersteder, avklarte returer og et tidspunkt som gjør bevegelsene sammenlignbare.
Les guiden →Reservedeler: fra bestilling og retur til riktig jobbkostnad
Følg delens identitet, jobbtilknytning, retur og leverandørkreditnota uten å blande lager med forbruk.
Les guiden →Faktura og oppgjør
Dagsoppgjør på verksted: avstem kort, faktura og bank
Følg salget gjennom kasse eller faktura, oppgjørsrapport og bank uten å telle samme inntekt flere ganger.
Les guiden →Fakturering av flåtekunder: få referanser og jobbgrunnlag riktig
Avklar bestiller, kjøretøy, fakturamottaker, referanse og godkjenning før en bedriftsjobb blir en avvist samlefaktura.
Les guiden →Forfalte verkstedfakturaer: finn årsaken før du følger opp
Skill manglende betaling fra feil mottaker, uteblitt dokumentasjon og uenighet om arbeidet. Prioriter kravene med en forklarbar saldo.
Les guiden →Fra arbeidsordre til faktura på bilverkstedet
Lag et sporbart fakturagrunnlag med kunde, kjøretøy, avtalt arbeid, timer, deler og endringer.
Les guiden →Garanti- og forsikringsoppgjør på verksted: skill jobb og betalingskrav
Hold kundens avtale, tredjepartens godkjenning, egenandel og leverandørkrav adskilt, men koblet til samme sak.
Les guiden →Kreditnota på verksted: rett fakturaen uten å miste historikken
Knytt korrigeringen til opprinnelig faktura og jobb, og skill refusjon, prisendring og feil mottaker.
Les guiden →Ledelse og systemvalg
Månedsavslutning for verksted: gi regnskapsføreren et brukbart grunnlag
Avtal ansvar for åpne jobber, betalinger, lager og returer før måneden skal rapporteres.
Les guiden →Nettside for verksted: gjør det enkelt for riktige bedriftskunder å ta kontakt
Beskriv tjenester, kapasitet og bestillingsforløp uten å love reparasjoner, priser eller godkjenninger som ikke er avklart.
Les guiden →Nøkkeltall for verksted: velg mål som forklarer driften
Bruk ufakturert arbeid, kapasitet, jobbbidrag og betalingstid sammen, med tydelige definisjoner og konkrete tiltak.
Les guiden →Systembytte på verksted: flytt åpne jobber uten å miste oppgjøret
Avklar eierskap til kunder, varer, arbeidsordre og salgsdokumenter, og kontroller overgangen med en prøveperiode.
Les guiden →Tilgangsstyring på verksted: avklar roller i kunde- og økonomisystemet
Gi medarbeidere og leverandører tilgang til oppgavene de skal løse, med tydelig godkjenning, kontroll og avslutning.
Les guiden →Velge verkstedsystem: test avvikene før du velger leverandør
Bruk konkrete prøvejobber til å vurdere arbeidsordre, deler, kundegodkjenning og overføring til regnskap.
Les guiden →