På denne siden
En handel kan være avtalt kommersielt uten at alle oppgjørsforutsetninger er oppfylt. Kundens egenbetaling, finansieringsaktørens utbetaling og et innbytte kan dessuten skje på forskjellige tidspunkter. Oppgjørsrutinen må vise hva som faktisk er bekreftet, ikke bare en totalsum på kontrakten.
Del opp beløp og status
Knytt kjøpeavtale og kjøretøy til de enkelte oppgjørsdelene. Registrer hvem som bekrefter hver del og hvilke dokumenter eller hendelser som gjenstår. Bruk den faktiske finansieringsavtalen og aktørens avklarte rutiner; denne guiden anbefaler ingen finansiering eller bestemt utleveringsregel.
| Oppgjørsdel | Det som må kunne forklares |
|---|---|
| Kundens betaling | Beløp, referanse og mottatt status |
| Finansieringsutbetaling | Bekreftelse og gjenstående vilkår |
| Innbytte | Avtalt verdi og eventuelle separate forpliktelser |
| Eventuell innfrielse | Mottaker, beløp og avklart behandling |
Et konstruert eksempel: Salgsbeløpet er 300 000 kroner. Oppgjørsplanen har 60 000 fra kunden og 240 000 fra en finansieringsaktør. Det er én handel med to betalingskilder, ikke to salg. Dersom en del kommer senere, må åpne beløp kunne følges til riktig krav.
Kontroller endringer gjennom kjent kontakt
Endret konto eller nytt oppgjørsbrev må verifiseres på en trygg måte. Ikke la en videresendt melding alene erstatte bekreftet grunnlag fra riktig part. Bevar hva som er kontrollert og hvem som godkjente det.
Se innfrielse av heftelser når et tidligere lån eller pant inngår. Beløpet som står i et register og et faktisk innfrielsesbeløp har ikke nødvendigvis samme formål eller dato.
Gjør utleveringen til en avklart beslutning
En selger bør kunne se hvilke forutsetninger som er oppfylt og hvem som kan godkjenne neste steg. Knytt dette til utleveringsrutinen og reservasjonen. En kalenderavtale skal ikke skjule en uavklart betaling.
Avstem etter at pengene kommer
Kontroller faktisk bankmottak mot oppgjørsoversikten og eventuelle gebyrer eller trekk. Aiak kan bidra til regnskapsgrunnlaget. Lukk først den økonomiske saken når de enkelte beløpene er forklart, ikke bare når bilen har forlatt plassen.
Følg også delbetalinger og etterfølgende korreksjoner med samme referanse. Ellers kan en avsluttet handelsstatus skjule et restbeløp som fortsatt trenger en konkret avklaring.